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社員情報保護規程(大会社・製造業)

社員情報保護規程(大会社・製造業)のテキスト

       社員情報保護規程

(総 則)
第1条 この規程は、株式会社○○(以下「会社」という。)における雇用管理上の必要性から会社が保有する社員の個人情報(以下「社員情報」という。)の取扱いに関して必要な事項を定めるものである。
2 この規程は、派遣社員を除き、会社と雇用関係にある、または雇用関係にあったすべての者(以下「社員」という。)に適用する。
(目 的)
第2条 この規程は、公正かつ円滑な雇用管理のために、会社が保有する社員情報の適正な取扱いを確保するとともに、社員の自己情報に対する権利を保障し、社員情報の保護を図ることを目的とする。
2 社員情報の取扱いについては、個人情報保護法その他関連法規、厚生労働省のガイドライン等を遵守し、適切に収集、利用するとともに、安全な状態で保存、管理しなければならない。
(定 義)
第3条 この規程において「社員情報」とは、社員個人に関する情報であって、特定の個人が識別され、または識別され得るもので、文書、図画、写真、フィルム、磁気テープ、磁気または光ディスクおよびこれらに類するものに記録されたものをいう。
  ただし、社員ナンバー、人事考課情報等会社固有のものおよび会社が付与したものを除く。
2 この規程において「社員データベース」とは、社員情報を保有し蓄積したデータベースをいう。
3 その他の用語については、この規程において特段の定めをした場合を除き、個人情報保護法および同法に関する厚生労働省のガイドラインに規定された定義に従うものとする。
(派遣社員情報の取扱い)
第4条 派遣社員情報の取扱いについては、個人情報保護法、労働者派遣法その他関連法規に基づき、派遣元会社と協議した上で、別途定める。
(会社の責務)
第5条 会社は、この規程の目的を達成するため、社員情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
(社員の責務)
第6条 社員は、個人情報保護の重要性を認識し、自己の個人情報とともに他の社員の個人情報の保護を心掛けなければならない。
2 社員は、社員情報を取り扱う際には、個人情報保護法その他関連法規、厚生労働省のガイドライン等を遵守し、社員情報の保護を徹底しなければならない。
3 社員情報を取扱う社員は、その業務に従事する前に、会社に秘密保持誓約書を提出するものとする。
(自己情報コントロール権)
第7条 社員は、自己に関する情報の取扱いを自身でコントロールする権利(以下「自己情報コントロール権」という。)を有し、社員情報について次の各号に定める事項を会社に請求することができる。
 (1)社員情報の開示
 (2)社員情報の訂正
 (3)社員情報の削除
 (4)社員情報の利用停止(同意の撤回)
2 会社は、社員の自己情報コントロール権を保障し、前項の請求に対し適切かつ誠実な対応を行わなければならない。
(社員情報の収集)
第8条 会社は、社員情報を収集するときは、事前に収集および利用の目的を明確にし、本人の同意を得て、当該目的を達成するために必要な範囲で適正かつ公正な手段により収集する。
2 会社は、社員情報を本人から収集するときは、書面により事前に収集および利用の目的を明示して行う。
3 会社は、社員の人種、民族、門地、思想、信条、宗教に関する情報および健康・傷病その他医療上の情報のうちHIV、遺伝子情報については、社員情報として一切これを収集しない。
4 社員情報の収集は、人事部において行い、収集する情報の種類および具体的な収集方法については、別途定める。
5 社員情報の収集は、次の各号を通知して行う。
 (1)社員情報を収集する目的
 (2)社員情報を利用する部署
 (3)社員情報に関する相談・苦情等の窓口
 (4)その他必要と認められる事項
(募集・採用時の個人情報の取扱い)
第9条 会社が、社員を募集・採用する際に収集する個人情報の取扱いについては、別に定める。
(社員情報の利用等)
第10条 会社は、第8条により収集した社員情報について、収集した目的外での利用(以下「目的外利用」という。)および第三者への提供(以下「第三者提供」という。)を行わない。
2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、目的外利用または第三者提供を行うことができる。
 (1)目的外利用および第三者提供について、社員本人の同意を得た場合
 (2)法令に基づいて行う場合
 (3)法令に定める国または地方公共団体の事務遂行上必要とされる場合
 (4)社員本人の生命、身体、財産を保護する上で必要不可欠な場合
3 新たな目的で社員情報を利用する場合は、本人にその旨を通知して同意を得なければならない。
(保有社員情報の変更等)
第11条 会社は、保有する社員情報の内容に変更が生じた場合は、遅滞なくこれを変更しなくてはならない。
2 社員は、会社が保有する社員情報の内容のうち、会社が変更を把握することが困難なものについて変更が生じた場合は、○日以内に人事部に届け出なければならない。
(社員情報の管理)
第12条 会社は、社員情報の漏洩、紛失、破損および改ざんの防止その他社員情報の適切な管理のために次の各号に定める措置を講じる。
 (1)社員情報を保有し取扱うコンピューターは外部から遮断し、または適切なセキュリティを実施する。
 (2)社員情報の保有および管理は人事部が一括して行い、人事部以外の者が社員情報データベースを利用できないようにする。
 (3)社員情報(電子データを含む。)は、原則としてコピーを認めない。ただし、バックアップのために行う場合はこの限りではない。
 (4)社員情報の利用は、人事部および業務上必要とする部署のみとする。
 (5)人事部は、人事上および業務上必要とする部署を除き、他の部署に対して社員情報の開示、配布等を行わない。
 (6)各部署は、人事部以外の部署に対して保有する社員情報の開示、配布等を行わない。
 (7)社員情報は、施錠した書庫等所定の場所で施錠管理する。
 (8)社員情報の取扱いは、原則として正規社員が行い、パート・アルバイト・派遣社員等には行わせないものとする。ただし、業務上の必要性から、パート・アルバイト・派遣社員等に行わせる場合には、秘密保持誓約書を会社に提出させ、かつ必要な教育・研修を実施しなければならない。
(管理責任者)
第13条 会社は、社員情報の適正な管理および保護を図るため、社員情報保護管理責任者(以下「管理責任者」という。)をおき、社員情報を正確かつ最新の状態に保つように努める。
2 管理責任者は、人事部長とする。
3 管理責任者は、この規程の周知徹底を図るとともに、見直し・改訂に関する権限と責任を有する。
(社員情報の開示)
第14条 社員は、会社に対し、会社が保有している当該社員本人の社員情報の開示を請求することができる。
2 前項の開示請求は、所定の様式を人事部に提出して行う。
3 人事部は、社員から自己の社員情報の開示の請求があったときは、原則として○日以内に開示する。
(社員情報の訂正等)
第15条 社員は、前条により開示された社員情報について、その内容に事実との相違があることなどを理由として、会社に対し、当該社員情報の訂正を請求することができる。
2 社員は、前条により開示された社員情報について、この規程に違反して収集され、または保管されていることなどを理由として、会社に対し、当該社員情報の削除を請求することができる。
3 社員は、前条により開示された社員情報について、この規程に違反して利用され、または提供されていることなどを理由として、会社に対し、当該社員情報の利用停止を請求することができる。
4 前三項に基づく社員情報の訂正、削除または利用停止(以下「訂正等」という。)の請求は所定の様式を人事部に提出して行う。
5 人事部は、社員から自己の社員情報の訂正等の請求があったときは、速やかに事実関係を調査し、必要な措置を講じるものとする。この場合、遅滞なく当該社員に通知するものとする。なお、調査の結果、訂正等が必要ないと判断された場合は、遅滞なくその旨を当該社員に通知するものとする。
6 社員は、前項の決定に不満がある場合は、管理責任者に対し、前項の決定の日から○日以内に再調査の申立てを行うことができる。この場合、管理責任者は再調査し、前項の措置を講じるものとする。
(社員情報の廃棄)
第16条 会社は、保有する必要がなくなった社員情報、保管期間が過ぎた社員情報および社員が削除を申し出て会社が認めた社員情報を適切な方法により速やかに廃棄し、または消去しなければならない。
2 社員情報の保管期間はその種類ごとに別に定めるものとする。
(委託に伴う措置)
第17条 前条の廃棄、または社員情報にかかわる業務を外部の業者に委託する場合は、社員情報の保護に関し必要な措置を講じなければならない。
2 外部業者への委託に関する事項は、別に定める。
(第三者提供に伴う措置)
第18条 会社は、第10条第2項により社員情報を第三者提供する場合は、提供を受けるものに対し社員情報の使用について必要な制限を付し、またはその適切な取扱いについて必要な措置を講じるとともに、この規程を遵守することを契約書等で取り決めなければならない。
(緊急措置)
第19条 社員は、社員情報を含む会社が保有する個人情報について、漏洩、滅失、破損および改ざんを発見し、または発生するおそれがあることを知ったときは、直ちに管理責任者に報告しなければならない。
(その他)
第20条 この規程の実行に関し必要な事項は、別に定める。
2 会社は、この規程を確実に実行するために必要な体制を組織する。

付  則

(実施期日)
 この規程は、平成○年○月○日より実施する。

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