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業務決裁基本規程(大会社・製造業)

業務決裁基本規程(大会社・製造業)のテキスト

       業務決裁基本規程

第1章 総  則

(目 的)
第1条 この規程は、「職務権限規程」の下位規程として「業務決裁基準」の設定と「業務決裁手続」に関する基本を定め、決裁事務の円滑化と簡素化を図ることを目的とする。

第2章 業務決裁基準

(定 義)
第2条 「業務決裁」とは、「職務権限規程」および「業務分掌規程」に基づき、職務遂行にあたって、内容の妥当性を判断し最終的に決定することをいう。
2 業務決裁にかかわる用語を次のとおり定義する。
 (1)「起案」:決裁を必要とする事項について、「決裁書」(一般文書、伝票を含む。)を作成すること。
 (2)「検討」:監督上または決裁者を補佐する意味で、総括的に案を吟味すること。
 (3)「合議」:他部門の立案した案に対して、関係部門として賛否の意を表すこと。
 (4)「決定」:自己の責任の範囲内で、いくつかの案の中から選んで決めること。
 (5)「承認」:下位職位の申請事項に対し、上長が同意して認めること。
 (6)「決裁」:上申された案についてその可否を判断し、最終的に決定または承認すること。
 (7)「審査」:定められた一定の基準に合致しているかを調査、検討し確認すること。
(決裁基準の原則)
第3条 「決裁基準」は、次の基準に従って設定するものとする。
 (1)計画・予算の段階は、担当上位職位が権限を持ち、実施段階では直接実施する職位に権限を委譲する。また、決裁は事前申請を原則とする。
 (2)標準化、長期契約などによる「一括決裁」を励行し、個々の業務の決裁手続を簡素化する。また、相互に関連する決裁事項も極力「一括決裁」するものとする。
 (3)金額による権限基準をできるだけ排し、業務の性質による区分を重視する。
 (4)管理部門の関与を極力排し、不要の部門は決裁手続から除外する。ただし、事務処理手続の関係で「決裁書(写)」を必要とする部門に対しては、決裁後速やかに「決裁書(写)」を送付するものとする。
 (5)金銭に関する業務については、必ず横の関係で相互牽制を励行する。
(権限行使の方法)
第4条 権限の行使・代行については、「職務権限規程」の定めによる。
2 文書(決裁書のほか、一般文書・伝票などを含む。)での権限行使は、職位の押印(またはサイン。以下「押印」という。)により行う。また、各職位は、速やかに検討・合議・決裁を行い、その意思表示の迅速化に努めるものとする。
3 前項の文書に代えて、コンピュータなどでのデータによる権限行使(この行為を「電子押印」という。)は、当該データに権限行使者、行使日および可否(または賛否)を直接表示することにより行う。この場合、権限行使にあたっては、次の条件をすべて満たす行使方法を、事前に関係業務の所管部門と協議し、マニュアルを作成することとする。
 (1)権限行使の資格者の権限範囲および行使経路を特定する(無資格者の排除および行使の正当性と正確性の確保)。
 (2)行使後(権限行使結果が「否」の場合を除く。)の修正(当該データに対し訂正・追記や削除などの行為)はできない。
 (3)行使の状況(行使進捗や行使結果)を必要とする者には、情報を提供する(行使証跡の確保と可視化手段の提供)。
 (4)電子押印採用の理由と対象を明確にするとともに、関連する事務手続を整備する。
 (5)行使方法に関する資料・基準の整備・管理体制を明確化する。
4 会議体の権限行使は、議長・事務局長または議事提案者が代表して行使するものとし、「議事録」がある場合は、それをもって代える。
5 口頭により決定を得た業務については、事後「決裁書」を起案し、当該職位に送付し、承認を受けるものとする。
(押印欄の表示)
第5条 諸帳票の職位押印欄は、単に職制上の地位名の表示を避け、押印の意味がわかる用語で表示する。

第3章 業務決裁手続

(決裁書の様式)
第6条 決裁書の様式は、諸規定または諸帳票に定められているものを除き所定の様式(一般用)とする。
(押印者の指定)
第7条 決裁書の押印者および回付順序は「組織規程」および「職務権限規程」ならびに「稟議規程」に従って起案者が指定する。
(検討・決裁期限)
第8条 各職位は決裁書の回付を受けた場合には、速やかに合議または決裁を行うものとし、合議に2日以上を要する場合には理由を付して次の回付先に送付する。
(起 案)
第9条 起案者は決裁者が決裁を行うに必要な項目を決裁書に簡潔・明瞭に記載するものとし、決裁書(一般用)に要旨を記載する。必要に応じ、参考資料を添付する。また、決裁書の記載は原則としてインキまたはボールペンを用いる。
(合議・検討)
第10条 この「手続」で「合議者」はその部門の職能の面から決裁事項案を検討し、「検討者」は決裁者の補佐として、決裁事項案を総体的に検討する。
2 「検討者」または「合議者」が決裁事項案に異議ある場合には、個々に起案者と調整し、案を通すかまたは差し戻すかを決定するものとし、調整のとれない場合には、意見を付して次の回付先へ送付する。
(決 裁)
第11条 決裁は「可決」および「否決」の二種とし、条件を付する場合には、その条件を明示のうえ「可決」する。
2 決裁完了後の決裁書は速やかに起案者へ送付する。
(決裁事項の実施)
第12条 起案は決裁手続の結果を関係先へ連絡し、決裁された事項についてはこれを実施する。
2 決裁事項の中止、変更は前項に従ってあらためて決裁を得るものとする。

付  則

(施 行)
 この規程は、平成○年○月○日より施行する。


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