健康情報等取扱規程
健康情報等取扱規程のテキスト
健康情報等取扱規程
本取扱規程は,業務上知り得た従業員の心身状態に関する情報(以下「健康という)を適切かつ有効に取り扱うことを目的として定めるものである。
(目的)
第1条 会社における業務上知り得た従業員の健康情報等は,各種健康診断,ストレスチェック,長時間労働者等に対する医師による面接指導及びそれらの事後措置の実施,又は傷害及び疾病のある労働者に対する就業上の措置の検討及び実施等のために,本取扱規程に則り適切に取り扱う。
2 健康情報等を取り扱う者は,あらかじめ従業員本人の同意を得ることなく,前項で定めた利用目的の達成に必要な範囲を超えて,健康情報等を取り扱ってはならない。ただし,個人情報保護法第18条第3項各号に該当する場合を除く。
(健康情報等)
第2条 健康情報等は別表左欄の内容を指す。
(健康情報等の取扱い)
第3条 「健康情報等の取扱い」とは,健康情報等に係る収集から保管,使用(第三者提供を含む),消去までの一連の措置を指し,次のとおり定義する。
方法の種類 具体的内容
収集 健康情報等を入手すること
保管 入手した健康情報等を保管すること
使用 健康情報等を取り扱う権限を有する者が,健康情報等を(閲覧を含めて)活用すること,又は第三者に提供すること
加工 収集した健康情報等の他社への提供にあたり,当該健康情報等の取扱いの目的の達成に必要な範囲内で使用されるように変換すること
消去 収集,保管,使用,加工した情報を削除するなどして使えないようにすること
(健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲)
第4条 健康情報等を取り扱う者を,次のとおり区分する。
健康情報等を取り扱う者 該当者 表記
人事に関して直接の権限を持つ監督的地位にある者 社長,役員,人事部門の長 担当ア
管理監督者 労働者本人の所属長 担当イ
人事部門の事務担当者 人事部門の長以外の事務担当者 担当ウ
※常時使用する労働者が50人以上の事業場においては,産業医や衛生管理者の選任義務があるため,産業保健業務従事者の区分を設けることが考えられる。
※常時使用する労働者が10人以上50人未満の事業場においては,衛生推進者の選任義務があるが,その資格に免許等までは求められていないため,人事部門の事務担当者の区分で取り扱うことも考えられる。
2 健康情報等を取り扱う責任者(以下「責任者」という)は人事担当役員又は人事部門の長とする。
3 健康情報等を取り扱う者とその権限,取り扱う健康情報等の範囲を,別表右欄に定める。
4 別表右欄に定めた権限を超えて健康情報等を取り扱う場合は,責任者の承認を得るとともに,従業員本人の同意を得る。
5 健康情報等を取り扱う者は,職務を通じて知りえた従業員の健康情報等を他人に漏らしてはならない。退職後も同様とする。
(健康情報等を取り扱う目的等の公表等及び本人同意の取得方法)
第5条 健康情報等の取扱いについては,あらかじめその利用目的·取扱方法を本取扱規程の周知をもって公表する。
2 健康情報等の分類に応じた従業員本人の同意取得方法については,次のとおりとする。
法令に基づき収集する情報
従業員本人の同意を得ずに収集することができる
法令で定められていない項目について収集する情報 適切な方法により従業員本人の同意を得ることで収集することができる。
従業員本人が本取扱規程に規定されている健康情報等を本人の意思に基づき提出した場合は,当該健康情報の取扱いに関する従業員本人からの同意の意思が示されたものと解する。
3 個人情報保護法第20条第2項の各号に該当する場合は従業員本人の同意取得は必要としない。
(健康情報等の適正管理の方法)
第6条 利用目的の達成に必要な範囲において,健康情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努める。
2 健康情報等の漏洩·滅失·改ざん等を防止するため,組織的,人的,物理的,技術的に適切な措置を次のとおり講ずる。(※以下は措置の例)
責任者は,健康情報等があらかじめ定めた方法に従って取り扱われていることを確認する。
第4条第1項に定められた者以外は原則,健康情報等を取り扱ってはならない。
健康情報等を含む文書(磁気媒体を含む)は施錠できる場所へ保管し,記録機能を持つ媒体の持込み·持出し等を制限する。
健康情報等のうち個人データに当たるものを扱う情報システムに関して,アクセス制限,アクセス記録の保存,パスワード管理,外部からの不正アクセスの防止の措置を講ずる。
3 健康情報等は,法令又は社内規程等に定める保存期間に従い保管する。利用目的を達した場合は,すみやかに廃棄又は消去するよう努める。
4 情報の漏洩等が生じた場合には,すみやかに人事担当役員又は人事部長へ報告する。また,事業場内部において報告及び被害の拡大防止,事実関係の調査及び原因の究明,影響範囲の特定,再発防止策の検討及び実施,影響を受ける可能性のある本人への連絡,事実関係及び再発防止策の公表並びに個人情報保護委員会への報告などの必要な措置を講じる。
5 健康情報等の取扱いを委託する場合には,委託先において当該健康情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう,委託先に対して必要かつ適切な監督を行う。
(健康情報等の開示,訂正等)
第7条 従業員本人より当該本人の健康情報等又は次条第2項もしくは第9条に定める第三者提供記録の開示請求を受けた場合,本人に対し,遅滞なく,当該健康情報等の電磁的記録の提供による方法又は書面の交付による方法等,原則として本人が請求した方法により,権限を有する者が当該情報を開示する。ま
た,従業員本人が識別される情報がないときはその旨を知らせる。
2 前項にかかわらず 開示することにより,従業員本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合や,業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等には,開示請求を受けた情報の全部又は一部を開示しないことができる。その場合は遅滞なく従業員本人に対してそ
の旨を通知する。また,従業員本人に通知する場合には,本人に対してその理由を説明するように努める。
3 従業員本人より当該本人の健康情報等について訂正,追加,削除,使用停止(第三者への提供の停止を含む。以下「訂正等」という)の請求を受けた場合で,その請求が適正であると認められる場合には,訂正等を行う。訂正等を行った場合,又は行わなかった場合いずれの場合においても,その内容を従業員本人へ通知する。
4 前項にかかわらず,訂正等の請求があった場合でも,利用目的から見て訂正等の必要がない場合,指摘が正しくない場合,訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合,その他訂正等の必要が認められない場合には,訂正は行わない。ただし,その場合には,遅滞なく,訂正等を行わない旨を従業員本人に通知する。なお,評価に関する健康情報等に,評価の前提となっている事実も記載されており,それに誤りがある場合においては,その限りにおいて訂正等を行う。
(健康情報等を第三者に提供する場合の取扱い)
第8条 あらかじめ従業員本人の同意を得ることなく,健康情報等を第三者へ提供してはならない。ただし,個人情報保護法第27条第1項に該当する場合を除く。また,個人情報保護法第27条第5項に該当する場合の健康情報等の提供先は第三者に該当しない。
2 健康情報等を第三者に提供する場合,個人情報保護法第29条に則り記録を作成·保存する。
(第三者から健康情報等の提供を受ける場合の取扱い)
第9条 第三者から健康情報等のうち個人データに当たるものの提供を受ける場合には,個人情報保護法第30条に則り,必要な事項について確認するとともに,記録を作成·保存する。
(事業承継,組織変更に伴う健康情報等の引き継ぎに関する事項)
第10条 合併,会社分割,事業譲渡等により他の事業者から事業を承継することに伴って健康情報等を取得する場合,安全管理措置を講じたうえで,適正な管理のもと,情報を引き継ぐ。
2 労働安全衛生法によらず取り扱う情報のうち,承継前の利用目的を超えて取り扱う場合には,あらかじめ従業員本人の同意を得る。
(健康情報等の取扱いに関する苦情の処理)
第11条 健康情報等の取扱いに関する苦情は,人事部門が担当する。連絡先は以下とする。
·電話:06-XXXXX-XXXX
·メール:xxxx@yyyy.com
2 苦情には適切かつ迅速に対処するものとし,必要な体制を整備する。
(取扱規程の従業員への周知の方法)
第12条 本取扱規程は,イントラネットへのデータ掲示の方法により従業員に周知する。
(教育·啓発)
第13条 健康情報等の取扱いに関して,健康情報等を取り扱う者等を対象に教育,啓発等を行うことがある。
(その他)
第14条 本取扱規程の主管部署は,人事部門健康管理課とする。
第15条
年1回及び必要に応じて,本取扱規程の見直しを行う。改訂は安全衛生推進会議(会議名等)において行う。
第16条 本取扱規程は,令和 月 日より実施する。
別表:健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲
健康情報等の種類 取り扱う者及び
その権限
担当ア 担当イ 担当ウ
① 安衛法第65条の2第1項の規定に基づき,会社が作業環境測定の結果の評価に基づいて,従業員の健康を保持するため必要があると認めたときに実施した健康診断の結果 〇 △ △
①-1 上記の健康診断の受診·未受診の情報 〇 △ △
② 安衛法第66条の第1項から第4項までの規定に基づき会社が実施した健康診断の結果並びに安衛法第66条第5項及び第66条の2の規定に基づき従業員から提出された健康診断の結果 〇 △ △
②-1 上記の健康診断を実施する際,当社が追加して行う健康診断の結果 〇 △ △
②-2 上記の健康診断の受診·未受診の情報 〇 △ △
③ 安衛法第66条の4の規定に基づき会社が医師又は歯科医師から聴取した意見及び第66条の5第1項の規定に基づき会社が講じた健康診断実施後の措置の内容 〇 △ △
④ 安衛法第66条の7の規定に基づき会社が実施した保健指導の内容 〇 △ △
④-1 上記の保健指導の実施の有無 〇 △ △
⑤ 安衛法第66条の8第1項(第66条の8の2第1項,第66条の8の4第1項)の規定に基づき会社が実施した面接指導の結果及び同条第2項の規定に基づき従業員から提出された面接指導の結果 △ △ 〇
⑤-1 上記の労働者からの面接指導の申出の有無 △ △ 〇
⑥ 安衛法第66条の8第4項(第66条の8の2第2項,第66条の8の4第2項)の規定に基づき会社が医師から聴取した意見及び同条第5項の規定に基づき会社が講じた面接指導実施後の措置の内容 △ △ 〇
⑦ 安衛法第66条の9の規定に基づき会社が実施した面接指導又は面接指導に準ずる措置の結果 △ △ 〇
⑧ 安衛法第66条の10第1項の規定に基づき会社が実施した心理的な負担の程度を把握するための検査(以下「ストレスチエック」という)の結果
⑨ 安衛法第66条の10第3項の規定に基づき会社が実施した面接指導の結果 〇 △ △
⑨-1 上記の労働者からの面接指導の申出の有無 〇 △ △
⑩ 安衛法第66条の10第5項の規定に基づき会社が医師から聴取した意見及び同条第6項の規定に基づき会社が講じた面接指導実施後の措置の内容 〇 △ △
⑪ 安衛法第69条第1項の規定に基づく健康保持増進措置を通じて会社が取得した健康測定の結果,健康指導の内容等 〇 △ △
⑫ 労働者災害補償保険法第27条の規定に基づき,従業員から提出された二次健康診断の結果及び労災保険法の給付に関する情報 〇 △ △
⑬ 治療と仕事の両立支援のための医師の意見書 〇 △ △
⑭ 通院状況等疾病管理のための情報 〇 △ △
⑮ 健康相談の実施の有無 〇 △ △
⑯ 健康相談の結果 〇 △ △
⑰ 職場復帰のための面談の結果 〇 △ △
⑱ (上記のほか)労働者の健康管理等を通じて得た情報 〇 △ △
⑲ 任意に従業員から提供された本人の病歴,健康に関する情報 〇 △ △
※〇:情報の収集,保管,使用,加工,消去を行う。
※△:情報の収集,保管,使用を行う。
