文書ファイリング規程
文書ファイリング規程のテキスト
文書ファイリング規程
(総則)
第1条 この規程は,ファイリングによる文書の保管について定める。
(文書のファイル)ｓ
第2条 各部は,保管する必要がある文書については,ファイル(A4判)で保管する。
2 1つのファイルには,内容が類似している文書を30枚前後収納する。
(見出し)
第3条 ファイルには,その文書の内容に応じて適当な見出しを付けるものとする。
(キャビネットへの収納)
第4条 ファイルは,引出し式キャビネットに収納する。
2 引出しの前面に,その引出しに収納されている文書の種類を記載する。
(保管文書の整理)
第5条 各部は,年度末に,ファイルで保管されているすべての文書について,その必要性をチェックしなければならない。
2 チェックの結果,保存する必要性がないと判断されたものは,裁断して廃棄しなければならない。
3 保存する必要性があると判断されたものについては,保存年限ごとに区分して,ファイルごと総務部に引き渡すものとする。
4 総務部は,各部から引き渡されたファイルを,倉庫において必要年限保存
5 各部は,保存中の文書の閲覧を希望するときは,総務部に申し出るものとする。
(ファイル等の購入·引渡し)
第6条 ファイリングシステムに必要なファイル,キャビネットその他の用度品は,総務部において一括購入し,各部に引き渡す。
2 各部は,ファイル,キャビネットその他の用度品の追加を必要とするときは,総務部に申し出るものとする。
(付則)
この規程は, 年 月 日から施行する。
