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文書保存要領(大会社・建設業)

文書保存要領(大会社・建設業)のテキスト

       文書保存要領

(目 的)
第1条 この要領は、処理が終了した文書の保存について定める。
2 「処理が終了した」とは、帳簿類についてはその閉鎖がなされたこと、業務上処理が終了したこと、事案についてはそれが解決したこと等、当該文書の内容・事項の処理が完結したことをいう。
3 この要領において、「文書」とは、紙面による文書のほか、図面、図書、模型、写真、マイクロフィルム、ビデオテープ、録音テープ、フロッピーディスク、磁気テープ、CD、DVD等の電子記録媒体、電子計算機内部・その周辺機器に記録される電子的データならびにこれらの電子記録媒体および電子的データの出力帳票類を含む。
(保存期間)
第2条 文書の保存期間は次の7種類とする。
 (1)永久保存
 (2)10年保存
 (3)7年保存
 (4)5年保存
 (5)3年保存
 (6)2年保存
 (7)1年保存
(保存期間を定める基準)
第3条 「第2条保存期間」に定める保存期間は、法令に、保存期間、権利行使の期間または権利義務の存続期間等の定めのある場合は、それらを勘案し、おおむね次の基準によって定める。
 (1)永久保存
  ① 定款、社則、諸規程、基準、準則その他永久に先例となるべき文書
  ② 株主総会、取締役会および専務会の議事録、その他関係文書
  ③ 重要な権利義務および財産の得喪変更に関する文書
  ④ 訴訟および登記登録に関する文書
  ⑤ 特に重要な官公庁許認可書
  ⑥ 工事請負契約に関する文書
  ⑦ 決算書その他重要な会計文書
  ⑧ その他特に重要な文書
 (2)10年保存
  ① 相当期間先例となる文書
  ② 権利義務の得喪変更に関する文書
  ③ その他重要な文書
 (3)7年保存
  ① 税務または会計文書およびこれに付随して保存を要する文書
 (4)5年保存
  ① 短期間先例となる文書
  ② 永久保存、10年保存、7年保存以外の重要な一般文書
 (5)3年保存
  ① 軽易な文書
 (6)2年保存
  ① (3)に規定する文書に関連する補助的な文書
 (7)1年保存
  ① 一時的に保存すべき文書
(保存期間の起算)
第4条 文書の保存期間は、税務または会計文書については、文書の処理が終了した日の属する事業年度の翌事業年度のはじめから起算し、その他の文書はその処理が終了した日の属する暦年の翌年のはじめから起算する。
(文書の保存管理)
第5条 保存を要する文書の適正なる管理を行うため、文書保存責任者を置くものとし、保存を要する文書を保有する部門の長が、文書保存責任者となる。
2 文書保存責任者は、保存を要する文書について、保存場所の指定または台帳による管理等、適宜の管理方法を必要に応じて決定し、その管理を行う。
(文書保存年限基準表)
第6条 文書保存責任者は、別表様式1の「文書保存年限基準表」を作成し、総務部長(支店および事業本部にあっては管理部長)に届け出る。
2 「文書保存年限基準表」の文書および保存期間を追加または改廃する必要が生じたときは、文書保存責任者が、総務部長(支店および事業本部にあっては管理部長)にその内容を届け出る。
(保存文書の廃棄)
第7条 保存期間を満了した文書は、文書保存責任者がこれを廃棄する。
(保存期間の延長)
第8条 保存期間が満了した文書でも、なお保存の必要があると文書保存責任者が認めたときは、さらに期間を定めて延長することができる。
(廃棄文書の処分)
第9条 文書保存責任者は、廃棄文書を裁断、焼却または溶解等の方法により適切に処分する。
2 文書の内容に「営業秘密管理規程」に定める「営業秘密」に該当する事項が含まれている文書の廃棄は、「営業秘密管理規程」の定めるところに従い、これを行う。
(統括管理)
第10条 総務部長ならびに支店および事業本部の管理部長は、保存を要する文書の適切なる管理を確保するために、保存を要する文書の統括管理を行うものとし、必要に応じて文書保存責任者に対し指導または助言を行う。
2 支店および事業本部の管理部長は、その統括管理にかかる文書保存年限基準表に変更を生じたときは、その写を総務部長に送付する。
3 総務部長は、この要領により難い事項や定めにない事項について、必要に応じてその取扱いを関係部署と協議して定める。

付  則

1 実施期日
 この要領は、平成○年○月○日から施行する。
 

別表
         経理関係書類(各部門共通)に関する文書保存年限
保存文書の名称 保存期間 文書区分 備 考
  正 写 控 
見積書 7年 ○   発注者提出、当社受領の最終見積書
付帯事業契約の内訳にかかるもの
     

 
様式1                                (用紙A4)
                            

                               平成 年 月 日
文書保存年限基準表

   本社   部   課               責任者  担当者 
   支店   部   課
項 目 保存文書の名称 保存期間 文書区分
   正 写 控





















 
    

 
1 記入要領
 (1)「本部、部、室、センター」および「支店、部、室」該当となる本部・支店・部・室・センターを記載する。ただし、部単位による管理が適切な場合は、部までの記載とすることもできる。
 (2)「項目」
   関係文書を括って表現する適切な名称を記載する。
 (3)「保存文書の名称」
   以下の条件のいずれかを満たす文書の名称を記載する。
  ① 文書の「正」を保存している場合
  ② 他部署(社外を含む。)に向けて自部署で作成し、発信した文書の「写」または「控」
   ・「写」とは「正」を複写した文書をいう
   ・「控」とは「正」を発行する際にその控として作成する文書をいう。
 (4)「保存期間」
   「永久」「10」「7」「5」「3」「2」「1」のいずれかの年限を、法令および文書保存要領の保存期間を勘案のうえ、記載する。
 (5)「文書区分」
   それぞれ該当する区分に「○」印を記載する。

2 各部門に共通する文書の取扱い
 (1)経理関係書類
   別表に記載されているものは、文書保存年限基準表への記載は不要とする。
 (2)本社、支店、事業本部の各部門が所管する定型的な社内手続書類(※1)
   各部門の控は、保存文書の対象としない。
(※1)例:出生届、婚姻届(人事部)、社宅・寮使用願(総務部)等
 (3)稟議書・伺書
   稟議書は永久保存とする。
   伺書の保存期間は所管部門の判断による。

3 ISO文書の取扱いについて
  ISO(国際標準化機構)の認証を受けた所管部署は、ISO基準に基づき保存期間・保存場所等が規定されている文書について、以下の要領で記載する。
  項  目:「ISO関係」と記載する。
  保存文書の名称
      :総称として「ISO作成文書」と記載する。
  保存期間:「ISO基準」と記載する。
  文書区分:「正」の欄に「○」印を記載する。
 なお、文書保存年限基準表を届出する際に、文書名および保存期間を記載したISO基準に基づく一覧表を参考として添付すること。

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