会社規定・規則の書き方~Wordテンプレート(ひな形)の無料ダウンロード~

  1. トップページ
  2. 総務
  3. 文書保存・処分規程

文書保存・処分規程

文書保存・処分規程のテキスト

       文書保存・処分規程

(目 的)
第1条 この規程は、当会社の文書保存及び処分についての基準を定め、業務の運営を円滑にすることを目的とする。
(文書の定義)
第2条 この規程の適用を受ける文書、帳票、電磁的記録は主務官庁関係書類、諸規程、往復文書、通知書、調書、報告書、契約書、証拠書類、決議書類、参考書類、帳簿、伝票、稟議書、議事録その他一切の業務用書類及びこれらの電磁的記録にして、一定期間の保存を要するものをいう。
(適 用)
第3条 当社の文書保存及び処分に関しては、この手続の定めるところによって行う。
(主 管)
第4条 文書の保存・処分は課単位に各課が所管事項に関する文書について行う。
(文書保存期間)
第5条 文書の保存期間は、法令その他により特に定める場合のほか、帳簿はその閉鎖のとき、その他の文書は編綴のときから起算し次の5種とする。
(1) 永年保存
(2) 10年保存
(3) 5年保存
(4) 3年保存
(5) 1年保存
(保存期間の区分)
第6条 保存文書の保存期間の区分は、原則として「文書保存期間一覧表」(別表)による。電磁的記録については、電磁的記録の内容となる書面の保存期間の区分に準じる。
(ファイル)
第7条 一定の事務処理を終えた文書は、速やかにファイルするものとし、ファイルは一般文書は暦年ごとに、また会計文書は会計年度ごとに、主管部課においてファイルし、「文書保存期間一覧表」に定めるとおり保存しなければならない。ただし、暦年又は会計年度ごとにファイルする必要のないものは、適宜一括することができる。この場合には、暦年若しくは年度の区分を明らかにしなければならない。
(名称及び文書番号の明記)
第8条 前条によってファイルした文書には、その表紙又は紙袋に、名称及び文書番号を明記するとともに、保存票に記入し、所定の箇所に格納しなければならない。
(文書保管係)
第9条 保存文書は、特に備付けを必要とする場合のほか、なるべく文書保管係に移すものとする。
2 保管のため文書を主管課から文書保管係へ引継ぐ場合の取扱方法は、別に定める保存文書取扱手続に定めるとおりとする。
(保存期間の短縮)
第10条 保存期間中において、保存を必要としなくなった文書は、関係部課合議の上保存期間を短縮することができる。
(課の廃止、分合等)
第11条 課の廃止、分合等の場合においては、その都度定めるところに従って文書の引継を行い、その保管場所を明らかにしなければならない。
(重要文書の取扱い)
第12条 重要文書は特に安全な場所を選んで保管するようにし、また非常の際他の非重要書類に先んじて持出しできるよう、「非常持出」の標示を朱記しておかなければならない。
(文書閲覧)
第13条 文書保管係で保管中の文書の閲覧を必要とするときは、所定の手続により担当者の承認を得なければならない。
(廃棄処分)
第14条 「文書保存期間一覧表」に記載の、保存期間を経過した文書については、保存文書取扱手続に基づいて廃棄し、その処分と責任の所在を明らかにしなければならない。
2 保存文書の廃棄は、焼却又はシュレッダーによる処分を原則とする。ただし、電磁的記録については、〇〇部長がコンピューター専門家の助言に基づき、指示する方法により行う。

附 則
 この規程は、平成〇〇年〇月〇日より実施する。

別表 文書保存期間一覧表
(1) 永久保存
① 定款及び社規の制定改廃に係る文書
  定款、社規、社則等
② 株主名簿、株主総会議事録、事業報告に関する書類
  株主総会議事録
③ 役員会に関する重要文書
  取締役会議事録、監査役会議事録等
④ 重要な官公庁許可書及び認可書並びに指示命令に関する文書
  営業許可書等
⑤ 訴訟、登記等に関し永久例証となる文書
  判決正本、権利証等
⑥ 基本契約書等効力の永続する文書
  継続的取引契約書
⑦ 役員及び従業員の人事に関する重要な文書
  健保、厚保被保険者資格取得届及び喪失届、社員名簿、履歴書
⑧ その他永久に保存する必要のある重要な書類、帳簿及び統計
  経営統計資料等
(2) 10年保存
① 予算、決算及び会計に関する諸帳簿及び各種伝票(法律で定められた商業帳簿を含む)
 税務申告書、総勘定元帳、金銭出納帳、入金・出金・振替伝票、銀行預金通帳、固定資産台帳、各種領収証、業務関係書類、仕訳日記帳、貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、附属明細書
② 幹部会議等の経営管理のため重要で後例となる文書
③ 人事並びに給与に関するもの
 人事関係書類、庶務関係書類、厚生関係書類
④ 社内全般にわたる掲示通達に関するもの
⑤ その他①から④に準ずる文書
 担保金預り証及び受取証等
(3) 5年保存
① 満期又は解約となった契約書
② 重要な会議録
③ 短期間後不用となる書類
 業務日誌、事故関係書類、一般稟議書控、受・発信簿、棚卸報告書、各種預金印鑑票、事務引継書
④ 人事関係書類
 諸給与明細書、賃金台帳、源泉徴収簿、市町村民税徴収台帳、給与計算書、社会保険料内訳表、給与所得者の扶養控除等申告書、給与者異動報告、給与支払報告
⑤ その他①から④に準ずる文書
(4) 3年保存
① 会議録
② 普通の書類、帳簿及び図表
 文書受・発信簿、電報受・発信簿、収入印紙出納簿、郵便切手類出納簿、書留受領書、送金案内書、日計表、月計表、用度品受払簿、債権残高証明書
③ 人事関係書類
 健康・厚生標準報酬改定通知書及び決定通知書、失業保険資格取得及び喪失確認通知書、失業保険転入転出受理通知書、失業保険離職証明書、時間外労働に関する協定書届、適用事業報告、その他人事に関する協定書及び許可申請書、人事に関する通知書(昇給、発令等)、出勤簿、身上異動届出書(控)、人事に関する請求簿(出張、遅刻、早退等)、旅費精算書
④ その他①から③に準ずる文書
(5) 1年保存
① 軽易な書類、帳簿及び図表で1年保管を必要とするもの
  往復文書、通知書類、調査書類、参考書類
② 写し、控等の書類
  報告制に関する日報、月報、住所・姓名変更届
③ その他①・②に準ずる文書

↑ PAGE TOP