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文書管理規程(大会社・建設業)

文書管理規程(大会社・建設業)のテキスト

       文書管理規程

第1章 総  則

(目 的)
第1条 この規程は、○○株式会社(以下「会社」という。)における文書の管理に関して必要な事項を定め、もって文書に関する業務の正確化と円滑化を図るとともに、文書の取扱いに起因するリスクの防止に寄与することを目的とする。
(定 義)
第2条 この規程において、各用語の定義は次の各号に定めるところによる。
 (1)「文書」とは、会社の業務上の必要に応じて作成、収集、参照し、または他に提出されるすべての書類・図面・写真・磁気媒体・マイクロフィルム等をいう。
 (2)「文書管理業務」とは、文書の作成、整理、保管、保存および廃棄その他文書の取扱いに関する業務をいう。
 (3)「保存」とは、法令に基づき、または業務上の重要性に鑑み、文書を、原則として別表(文書保存基準)に定める期間保有することをいう。
 (4)「保管」とは、保存を要しない文書を、業務上の必要から一定期間保有することをいう。
 (5)「所管部」とは、会社の部・室・支店・営業所(支店内に設置された部ならびに部内に設置された室を含む。)をいう。
(私有禁止)
第3条 文書はすべて会社に帰属するものとし、私有してはならない。
(機密の保持)
第4条 会社の役職員は、文書管理業務を通じて業務上知り得た「企業秘密」(情報管理規程に定めるものをいう。以下同じ。)およびこれに準ずる重要な情報を他に漏えいしてはならない。

第2章 文書管理の組織

(文書管理組織)
第5条 会社における文書管理を統括するため、文書管理統括部門(以下「統括部」という。)を置くものとし、総務部がこれにあたる。
2 各所管部における文書管理の適切な実施を図るため、文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置くものとし、当該所管部の長がこれにあたる。
3 各所管部の管理責任者を補佐する者として文書管理担当者(以下「管理担当者」という。)を置くものとし、管理責任者の指名する者がこれにあたる。

第3章 文書の作成・取扱い

(文書の作成)
第6条 文書の作成に関する基本的な事項は、統括部が別に定める「文書作成基準」によるものとする。
(機密文書の取扱い)
第7条 文書の内容が「企業秘密」に該当する場合(当該文書を「機密文書」という。以下同じ。)においては、当該機密文書を情報管理規程に基づき取り扱わなければならない。
(文書の引継ぎ)
第8条 組織の変更等によって、文書を他の部店に引き継ぐ場合においては、管理責任者は、別に定める様式により「文書引継書」を作成しなければならない。
(文書取扱ガイドライン)
第9条 この章に定める事項のほか、文書の取扱いについては、統括部が別に定める「文書取扱ガイドライン」によるものとする。

第4章 文書の整理・保管

(文書の整理)
第10条 文書は、つねにその内容に応じた適切な方法により、ファイリングのうえ整理し、処理済のものと処理未了のものの区別を明らかにしておかなければならない。
(文書の保管)
第11条 文書の保管は、管理責任者が行う。
(文書の保管場所)
第12条 保管文書は、各所管部の事務室のキャビネット等に保管する。
  ただし、機密文書その他の重要な文書は、施錠できる金属性キャビネット等に保管するものとする。
(文書の保管期間)
第13条 文書の保管期間は、処理の済んだ時から2年間を最長の期間として、所管部の定める期間とする。ただし、所管部の定めた保管期間に満たない保管文書であっても、それ以上の保管を要しないものは、速やかに廃棄する。
 

第5章 文書の保存

(文書の保存)
第14条 文書の保存は、管理責任者が行う。
2 保存文書のファイルには、保存期間・当該ファイルを作成した事業年度等のほか、機密文書を含む場合においては等級を明示する。
(文書の保存場所)
第15条 保存文書は、各所管部の事務室のキャビネット等、または倉庫に保存する。
  ただし、機密文書その他の重要な文書は、施錠できる金属性キャビネット等に保存するものとする。
2 統括部の管理する倉庫に文書を保存しようとする場合(倉庫業者等に保存にかかる業務を委託しようとする場合を含む。)には、統括部が別に定める手続をとるものとする。
3 支店および営業所における文書の保存方法・場所等については、必要に応じて統括部が指示できるものとする。
4 統括部は、保存文書の重要性その他の事情を勘案し、各所管部に対し、別途保存場所を指示できるものとする。
(文書の保存期間)
第16条 文書の保存期間の基準は、別表(文書保存基準)に定めるところによる。
2 管理責任者は、必要に応じて統括部との協議により、文書の保存期間を短縮または延長することができる。
(文書管理台帳)
第17条 管理責任者は、この章の規定に基づき保存する文書に関して、「文書管理台帳」を作成し、文書名、保存期間その他所要の事項を記録、管理しなければならない。
(他の媒体による保存)
第18条 保存文書は、数量・保存期間等に鑑み、必要と認められる場合には、当該文書の保存に代えて、当該文書の内容をマイクロフィルムその他当該文書内容の保存に最も適した媒体に記録したもの(証拠能力を有するものに限る。)を保存するものとする。

第6章 文書の廃棄

(文書の廃棄)
第19条 管理責任者は、少なくとも年1回以上の期日を設け、保存期間の満了した保存文書、保管期間の満了した保管文書その他保管・保存の不要となった文書を廃棄しなければならない。
(文書の廃棄方法)
第20条 文書の廃棄方法は、原則としてシュレッダー処理または焼却によるものとする。
2 機密文書の廃棄については、情報管理規程の定めるところによるものとする。

付  則

 この規程は、平成○年○月○日から施行する。

別表
文書保存基準
1 「区分」欄
 (1)保存文書は、関係のある業務の内容により、次の13区分に分類する。
  ① 会社基本  ⑧ 賃貸事業
  ② 総  務  ⑨ 建物管理
  ③ 人  事  ⑩ 建  築
  ④ 広  報  ⑪ 宅 建 業
  ⑤ 稟 議 等  ⑫ 鑑  定
  ⑥ 共  通  ⑬ コンサルティング
  ⑦ 開発事業
 (2)便宜のため、保存文書ごとに類別番号を設定する(区分の表示に併記)。
2 「所管部」欄
  保存文書ごとに当該文書の保存を所管する部店を示す。
3 「文書」欄
  所管部において実際に保存する文書については、規程第17条に基づき、「文書管理台帳」で特定、管理すること。
  なお、当該文書の性格上、会社が原本を所持し得ないものについては、当該文書の写と読み替えること。
4 「保存期間」欄
 (1)保存期間については、起算日と保存年限を明示しているので留意すること。
 (2)原本・謄本の別など、保存文書に、さらに内訳を設け、それごとに保存期間を定めるべきものについては、その内訳を[  ]内に示すこと。
 (3)当該文書が、法令に保存期間および備置期間について定めのある場合は、[法定保存期間]・[法定備置期間]として、その期間を表示すること。
5 「備考」欄
  当該文書が、法令上一定期間の保存を求められている文書である場合は、「法定」と表示すること。

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