事務機器管理規定
事務機器管理規定のテキスト
事務機器管理規定
(総則)
第1条 この規程は,事務機器の管理について定める。
(管理部門)
第2条 事務機器については,総務部が統括管理(機器・機種の選定,購入,配備,修理および廃棄)を行い,各部が日常の管理を行うものとする。
(事務機器の選定基準)
第3条 総務部は,次の事項を総合的に考慮して,導入する事務機器を選定する。
(1)事務の効率化・合理化
(2)価格
(3)その他
2 新規の事務機器の導入については,各部の意見を十分に聴取する。
(機種の選定基準)
第4条 総務部は,次の事項を総合的に考慮して、購入する事務機器の機種を選定する。
(1)機能・品質の優秀性
(2)使いやすさ
(3)価格
(4)その他
2 購入する事務機器の機種選定については,各部の意見を十分に聴取する。
3 同一の事務機器を2台以上購入する場合は,原則として同一の機種を購入する。
(購入先の選定基準)
第5条 総務部は,次の事項を総合的に考慮して,購入先を選定する。
(1)価格
(2)アフターサービスの信頼性
(3)当該機種の販売実績
(4)その他
(機種の変更基準)
第6条 総務部は,次の場合には,購入する事務機器の機種を変更する。
(1)機器の故障が多いとき
(2)他に機能的に優れた機種が販売されたとき
(3)メーカーが経営不振に陥ったとき
2 事務機器の機種変更については,各部の意見を十分に聴取する。
(配備先および配備数の決定基準)
第7条 総務部は,次の事項を総合的に考慮して,事務機器の配備先および配備数を決定する。
(1)業務上の必要性
(2)業務の量
(3)部門の社員数
(4)その他
2 事務機器の配備については,できる限り各部の意見を尊重するものとする。
(使用上の心得)
第8条 各部は,事務機器を有効に活用して事務の効率化・合理化を図らなければならない。
(届出)
第9条 各部は,次の場合には,総務部に届け出なければならない。
(1)事務機器が故障したとき。正常に作動しないとき
(2)事務機器が盗難に遭ったとき
(3)その他事務機器の使用について不都合が生じたとき
(修理依頼)
第10条 業者に対する事務機器の修理依頼は,総務部が行う。
(廃棄)
第11条 次の場合には,保有している事務機器を廃棄する。
(1)所定の耐用年数が経過したとき
(2)機能が陳腐化したとき
(3)故障・トラブルが頻繁に生じるようになったとき
(4)機能的に優れた新商品が発売されたとき
2 廃棄は,総務部において行う。
3 廃棄に当たっては,その事務機器に記録されている経営情報が漏洩・流出することのないように十分配慮する。
4 廃棄については,行政の定める廃棄基準に従う。
(社長の承認)
第12条 総務部は,次の事項については,あらかじめ社長の承認を得るものとする。
(1)新しい機器の導入
(2)機種の決定,変更
(3)購入先および購入条件の決定,変更
(4)配備先および配備数の決定,変更
(5)機器の廃棄
(6)その他事務機器について重要なこと
(総務部への要望)
第13条 各部は,次の事項について総務部に要望を出す。
(1)新しい機器の導入
(2)機種の変更
(3)配備数の変更
(4)その他事務機器に関すること
(事務機器管理台帳)
第14条 総務部は,「事務機器管理台帳」を作成し,事務機器の品名,機種,メーカー,購入先,購入年月日・購入金額,配備先,配備年月日等の事項を記載しておくものとする。
(付則)
この規程は,令和 年 月 日から施行する。
