社外文書作成規定
社外文書作成規定のテキスト
社外文書作成規程
(総則)
第1条 この規程は,取引先,お客さま,株主その他社外へ発信する文書の作成基準を定める。
2 この規程は,次のものには適用しない。
(1) 官公庁に提出する申請書,届出書等
(2) 取引先との間で締結する契約書
(3) 請求書,納品書,受領書等の伝票類
(4) 年賀状,暑中見舞い等の挨拶状
(5) 発信先が書式を指定した文書
(遵守義務)
第2条 社員は,この規程を遵守して社外宛ての文書を作成しなければならない。
(様式)
第3条 文書の様式は、次のとおりとする。
(1) サイズはA4判とする。
(2) 横書きとする。
(3) 文体は,口語体とする。
(4) 常用漢字,ひらがなおよび現代かなづかいによる。
(5) 数字は,算用数字とする。
(6) 楷書で簡明に作成する。
2 発信先から様式を指定されたときは,その指定に従う。
(必要記載事項)
第4条 文書には,次の事項を記載しなければならない。
(1) 件名
(2) 発信年月日(西暦で表示する)
(3) 会社名,発信者の役職名,氏名
(4) 発信先
(5) 文書番号
(6) 担当者を明記することが必要であると判断されるときは,担当者名および電話番号·メールアドレス
2 件名は文書の中央に,発信年月日,会社名,発信者役職·氏名および文書番号は文書の右端に,発信先は文書の左端に,それぞれ記載する。
3 発信先から記載事項を指定されたときは,その指定に従う。
4 発信先の会社名,部署名,役職名および氏名は,省略することなく,正確に記載しなければならない。
(作成要領)
第5条 文書の作成においては,次の事項に留意しなければならない。
(1) 会社名または社長名で発信するものについては,必ず社長または総務部長の決裁を得なければならない。決裁を得た文書については,これを無断で修正してはならない。
(2) 部署長名で発信するものについては,必ず部署長の決裁を得なければならない。決裁を得た文書については,これを無断で修正してはならない。
(3) 挨拶,敬語および前文を付する。
(4) 件名は簡明に表示する。一読して内容が分かるようにする。
(5) 文書は平易に分かりやすく書く。難解な表現や語句は使わない。
(6) 文書が2枚以上にわたるときは,ページ数を付す。
(7) 書の末尾には必ず「以上」の文字を記し,文書が終結した旨を明示する。
(8) 添付資料のあるものについては,その旨を付記し,資料を添付する。
(9) 1件につき1文書を原則とする。
(押印)
第6条 必要と認めるときは,代表取締役印,社印または部署長印を押印する。
(控の保存)
第7条 発信文書については,控を取ることを原則とする。
2 パソコンで作成したときは,パソコンまたは記憶媒体で保存する。
(付則)
この規程は, 年 月 日から施行する。
