社内文書作成規定
社内文書作成規定のテキスト
社内文書作成規程
(総則)
第1条 この規程は,社内文書の作成基準を定める。
2 社員は,この規程を遵守して文書を作成しなければならない。
(適用範囲)
第2条 この規程は,報告書,稟議書,通達書,回覧書など,社内で作成される文書に適用する。ただし,次に掲げるものは除く。
(1) 社外に発信,提出する文書
(2) 規程·規則
(3) 遅刻·早退届,年休届,欠勤届など,就業規則の定めるところにより社員が会社に届け出るもの
(4) 請求書,受領書等の伝票類
(様式)
第3条 文書の様式は,次のとおりとする。
(1) サイズはA4判とする。
(2) 横書きとする。
(3) 文体は,口語体とする。
(4) 常用漢字,ひらがなおよび現代かなづかいによる。
(5) 数字は,算用数字とする。
(6) 楷書で簡明に作成する。
(必要記載事項)
第4条 文書には,次の事項を記載しなければならない。
(1) 件名
(2) 作成年月日(西暦で表示する)
(3) 作成者の所属部署,氏名
(4) 発信先
(5)部署長名で発信するものについては,文書番号
2 件名は文書の中央に,作成年月日,作成者および文書番号は文書の右端に発信先は文書の左端に,それぞれ記載する。
(作成要領)
第5条 文書の作成においては,次の事項に留意しなければならない。
(1) 部署長名で発信するものについては,必ず部署長の決裁を得る。決裁を得た文書については,これを無断で修正してはならない。
(2) 挨拶,敬語および前文は省略する。
(3) 件名は簡明に表示する。一読して内容が分かるようにする。
(4) 文書は平易に分かりやすく書く。難解な表現や語句は使わない。
(5) 文書が2枚以上にわたるときは,ページ数を付す。
(6) 文書の末尾には必ず「以上」の文字を記し,文書が終結した旨を明示する。
(7)添付資料のあるものについては,その旨を付記し,資料を添付する。
(8)1件につき1文書を原則とする。
(控の保存)
第6条 発信文書については,控を取ることを原則とする。
2 パソコンで作成したときは,パソコンまたは記憶媒体で保存する。
(機密文書の取扱い)
第7条 機密性の高い文書については,文書の上部に「秘密扱い」の文字を赤字で記載する。
(作成部数)
第8条 文書は,必要部数だけ作成するものとする。
(付則)
この規程は,令和 年 月 日から施行する。
