会社規定・規則の書き方~Wordテンプレート(ひな形)の無料ダウンロード~

  1. トップページ
  2. 総務
  3. 社内用文書管理規程(大会社・建設業)

社内用文書管理規程(大会社・建設業)

社内用文書管理規程(大会社・建設業)のテキスト

       社内用文書管理規程

(目 的)
第1条 この規程は、社内用文書の適正なる管理を図ることを目的とする。
(適用範囲)
第2条 この規程は、取締役、監査役、業務執行役員、従業員その他会社の業務に従事する者(以下「役職員等」という。)に適用する。
(定 義)
第3条 この規程において、「社内用文書」とは、役職員等が会社の業務に関して、社内における記録、連絡、報告、検討、裁可などを目的として、自ら作成し、または第三者(社内、社外を問わない。以下同じ。)に作成もしくは提出させた文書であって、社内においてのみ保有し、社外の第三者に開示することを予定していない文書(図面、図書、模型、写真、マイクロフィルム、ビデオテープ、録音テープ、フロッピーディスク、磁気テープ、CD、DVDなどの電子記録媒体、電子計算機内部・その周辺機器に記録される電子的データならびにこれらの電子記録媒体および電子的データの出力帳票類を含む。)をいう。
2 この規程における「社内用文書」には、法令により作成が義務づけられている文書は含まない。
(社内用文書の区分)
第4条 社内用文書の区分は、次のとおりとする。
 (1)保有者限り
   役職員等が、自己の備忘録、業務記録、検討記録、メモなどとして自ら作成した文書、または個人的使用のために入手した資料などの文書であって、それらの文書を保有する当該役職員等(以下「保有者」という。)限りにおいて保有し、第三者に開示することを予定していない文書。
 (2)社内限り
   調査書、報告書、評価書、見積書、連絡文書、相談文書、検討依頼書、決裁書、伺書、稟議書など、部門における業務に関して、その部門において作成し、または第三者に作成もしくは提出させ、保有する文書であって、社外の第三者に開示することを予定していない文書。
 (3)営業秘密文書
   文書の内容に「営業秘密管理規程」に定める「営業秘密」に該当する事項が含まれている文書。
(管理組織)
第5条 社内用文書の管理は、社内用文書を作成または保有する各部門または各役職員等において行う。
2 社内用文書を作成または保有する部門の長は、社内用文書を管理するために、管理責任者および管理体制を定め、総務部長(支店および事業本部にあっては管理部長)に届け出る。
(社内用文書の表示)
第6条 社内用文書には、第4条に定める社内用文書の区分に従い、次のとおり表示などの措置を講じる。
 (1)「保有者限り」の文書については、その保有者が必要に応じて、その文書の見やすい位置に保有者限り・複写禁止など、保有者以外に開示しない旨の表示を行う。
 (2)「社内限り」の文書については、その文書の正本を保有し、配付または回覧に供する部門(以下「保有部門」という。)の管理責任者が、その文書の配付または回覧の前に、その文書の見やすい位置に、後記記載例に準じて、社内限り・社外秘・複写禁止など保有部門および保有部門の管理責任者の指定する被開示者以外に開示しない旨の表示を行う。
   なお、保有部門の管理責任者は、必要ある場合には、その文書を開示する部、室・センターなどの範囲または配付先もしくは配付部数を明確にする表示を併せて行う。
 (3)社内用文書が電子記録媒体に記録される場合には、(1)または(2)に定めるところに従い、「保有者限り」の文書については保有者が、「社内限り」の文書については保有部門の管理責任者が、それぞれ当該電子記録媒体の見やすい位置に(1)または(2)に定める表示を行う。
 (4)社内用文書が、電子記録媒体ならびに電子計算機内部およびその周辺機器に記録される場合には、(1)または(2)に定めるところに従い、「保有者限り」の文書については保有者が、「社内限り」の文書については保有部門の管理責任者が、それぞれ出力帳票類または電子的データが表示されるモニター画面上に、(1)または(2)に定める表示を行う。
   なお、これらの表示については、保有者または保有部門もしくは保有部門の管理責任者の指定する被開示者以外の者が不当にアクセスできないようにするなど、適切な措置を講じることにより、表示に替えることができる。
 (5)「営業秘密文書」は「営業秘密管理規程」に定めるところに従い、「営業秘密文書」である旨の表示を行う。
(社内用文書の管理方法)
第7条 「保有者限り」の文書の管理は、その保有者がこれを行い、原則として第三者に対する開示を行わない。ただし、社内の第三者に対する開示が必要な場合には、保有者は「社内限り」の文書の管理方法に準じて、適宜の管理方法を施す。
2 「社内限り」の文書の管理は、各部門の管理責任者が、その保管、開示範囲などについて、適宜の管理方法を決定して管理を行う。各部門の管理責任者および被開示者は、開示範囲以外の第三者に対する開示は行わない。
  ただし、開示範囲以外の社内の第三者に対する開示が必要な場合には、あらためて保有部門の管理責任者が、被開示者の記録、複写禁止の表示などの適切な措置を講じたうえで開示する。
3 「営業秘密文書」の管理は、「営業秘密管理規程」に定めるところに従い、これを行う。
(社外の第三者の取扱い)
第8条 役職員等は、社内用文書を社外の第三者に作成もしくは提出させ、または提出する場合には、当該第三者と、その社内用文書の内容について秘密保持契約を締結するなどの適切な措置を講じる。
2 役職員等は、社外の第三者に作成もしくは提出させ、または提出する文書の内容に「営業秘密管理規程」に定める「営業秘密」に該当する事項が含まれている場合には、「営業秘密管理規程」に定めるところに従い、適切な措置を講じる。
(社内用文書の保存期間および改廃)
第9条 社内用文書の保存期間は、「文書保存要領」およびこれに付随する「文書保存年限基準表」に定める。
2 保存期間を満了した社内用文書は、各部門の管理責任者が、「文書保存要領」に定めるところに従い、廃棄を行う。なお、「営業秘密文書」の廃棄方法については、「営業秘密管理規程」の定めによる。
(統括管理)
第10条 総務部長ならびに支店および事業本部の管理部長は、社内用文書の適正な管理を確保するために、社内用文書の統括管理を行うものとし、必要に応じて部門の長または管理責任者に対し指導または助言を行う。
2 支店および事業本部の管理部長は、その統括管理にかかる報告を、適宜、総務部長に対して行う。
3 総務部長は、この規定により難い事項や定めのない事項の取扱いについて、必要に応じて関係部門と協議して定める。

付  則

 この規程は、平成○年○月○日から施行する。

 
別図1 「社内限り」文書の表示記載例
       社内限り
  指定された者以外への開示禁止  
       社外秘
  指定された者以外への開示禁止  
複  写  禁  止
   社内限り
開示範囲:
       社内限り
配布先:

              計  部

↑ PAGE TOP