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海外駐在員安全対策規程

海外駐在員安全対策規程のテキスト

               海外駐在員安全対策規程

第1章 総 則
(目 的)
第1条 この規程は海外駐在者およびその家族が平時において何を心がけ、予めどのような対策を講じておくかをまとめたものであり、対象者が海外において安全に滞在するための安全対策能力の向上を目的として策定されたものである。

(位置づけ)
第2条 この規程は当社の安全危機管理体制構築を目的とした海外安全管理規程の一部を構成し、海外駐在者およびその家族の安全に関するガイドラインを定めたものである。

(本規程と社内規程との関係)
第3条 本規程は、当社の出張及び赴任に関する就業規則・規程・内規を補完するものである。そのため、本規程に記載されている対策を厳密に講じる場合、当社の出張及び赴任に関する就業規則・規程・内規と抵触する場合がある。その場合には、記載されている対策は、「講じることが望まれる対策」であることに留意する。決して、当社の出張及び赴任に関する就業規則・規程・内規と抵触してまで講じられるものではない。また駐在国までの移動に関しては、「海外出張者安全対策規程」も同時に参照されたい。


第2章 駐在準備および駐在地における安全対策

(社内手続)
第4条 海外駐在(帯同家族の有無にかかわらず)に関する申請手続きについては、管轄する各地区総務グループに対し、以下の書類を提出する。
① パスポート申請用紙・写真
② 現地労働査証に関する手続き書類一式
③ 海外駐在員勤務予定通知書
④ 転勤・駐在届
⑤ 単身赴任申込書(単身赴任の場合)
⑥ 海外引越し申込書
⑦ 赴任前カウンセリング申込書(家族帯同の場合)
⑧ 住所・帯同/残留家族情報の登録・変更届
⑨ その他
 注:⑨に関しては会社が提供可能な支援に応じ、その申込書を示す。

(駐在国に関する情報収集)
第5条 海外安全対策においては、当該国の情報収集が極めて重要である。そのため、出発前に訪問先に関する情報を可能な限り収集、整理し理解を深めることが望まれる。

(所持品)
第6条 以下の書類は、海外出張時に必要な書類である。そのため、出発前に十分確認する必要がある。
① パスポート
② 査証(労働許可を示したもの)    
③ 航空券
④ 旅行日程表
⑤ 連絡先一覧
⑥ 現金
⑦ クレジットカード
⑧ 予防接種証明書
⑨ 引越荷物船荷証券
⑩ 引越荷物保険証券
⑪ 母子手帳(英訳版も含む)
⑫ 「海外駐在員安全対策規程」(本規程)
⑬ その他必要書類
パスポート用写真(10枚程度)・本人の健康状態や血液型・アレルギー等の特記事項を英文で示した書類・英文の常備薬処方箋・国際自動車運転免許証・連絡先一覧表等

(出発前の準備)
第7条 出発前には下記事項を確認しておく。
① 必要品の買い物リスト・引越荷物リストに沿った引越荷物になっているか確認する。
② 家族・親戚と緊急時における連絡方法・連絡先を確認する。
③ 会社が負担・手続きを代行するもの以外の事項の手続き等が完了していることを確認する。
④ 機内持ち込み手荷物および機内倉庫用荷物のパッキングを行う。

(駐在地着任後の措置)
第8条 駐在地着任後は直ちに下記の措置をとる。
① 関係先の電話番号リストを作成する。
② 外国人登録を行う。
③ 駐在国の社会保険に加入申請を行う。
④ 緊急時を想定し、実際に日本公館に行き、その道順・所要時間を確認する。日本公館が緊急時の避難場所を定めている場合も同様に当該地までの道順・所要時間を確認する。

(社宅・住宅の選定)
第9条 現地における安全な生活を確保するための必要な要件であり、駐在経験の長い他社駐在員の紹介を受けた上で信頼のおける不動産仲介業者を選定する必要がある。また、一般的に一戸建てより安全とされるマンション(コンドミニアム)を選定することを原則とする。また下記事項に注意する。
① 他の海外駐在員の住居を参考に、必要な要件・基準を認識する。
② 立地に関しては治安状況を優先する。
③ 駐車場が必要な場合は地下駐車場を避けるか、十分な保安体制がとられている。
④ 警備員・照明・2.5メートル以上の高さの塀等、十分な防犯体制がとられている。
⑤ 玄関・扉・窓にはインターホン・不法侵入警報装置・複数の鍵と頑丈なドアチェーン・鉄格子等、必要な安全対策を家主に要求する。
⑥ 住居内避難場所として使用する部屋には電話線が設置され、また、警察や警備会社に直結した非常用スイッチが数ヶ所設置されている。
⑦ 3階~7階を選定し最上階は避ける。また隣の居住区からバルコニー伝いの侵入が不可能な構造となっている。

(住居決定後の諸手続きに関する留意点)
第10条 住居決定後下記の手続きを行う。
① 外国人登録の変更届を申請する。
② 現地銀行口座を開設する。
③ クレジットカード会社・社会保険等の住所変更通知を行う。
④ 引越荷物運送会社に連絡する。
⑤ 在外日本公館に在留届を提出する。
⑥ 日本人会・日本商工会議所等日本人の親睦団体、邦人医療機関等に加入登録を行う。
⑦ 電気・水道・ガス・電話等が使用できるようにする。


第3章 入居後の住居に関する安全対策

(住宅周辺に対する認識)
第11条 入居後、住宅周辺を歩いたり車で廻って周辺の地理を理解し、また以下の事項を確認する。
① 最も近い病院・警察署を確認する。
② 状況・時間帯に応じた病院への到達時間を確認する。また、急患入口を確認する。

(住居における緊急時に対する備え)
第12条 防災・防犯用器具・備品、緊急持ち出し品を住居内避難場所に集め、定期的に点検する。また緊急時に備え、緊急連絡先電話番号一覧を作成し常時所持すると同時に上記室内にも保管する。またこれら連絡先の定期的な改定も行う。

(防犯体制の整備)
第13条 敷地と外部を隔てる門扉・塀・生け垣等の「外側の防犯体制」に関し、防犯ライト・防犯用警報装置・監視カメラを整備・確認する。
2 住居の壁面・ドア・窓等の「内側の防犯体制」に関し、鍵・精度の高いアラームシステム・テレビモニター付きインターホン等を整備・確認する。
3 強盗が侵入してきた場合に、本人と家族の安全地帯となる「住居内避難場所」を決め、警察や警備会社に直結した非常用スイッチ等の防犯装置を整備・確認する。

(情報管理)
第14条 居住者の状況を外部に示さないため下記事項を確認する。
① 表札は出さない。
② 電話帳への掲載は断る。自宅の電話機に自宅・家族の携帯電話等の電話番号を書かない。
③ 電話を受けた場合、相手を確認するまで自分の名前を言わない。
④ 家の中の様子を外部から悟られないようにする。
⑤ 名前・住所・電話番号等が印刷されたシール等は使用しない。

(住居における防火対策)
第15条 携帯型の消火器や煙探知機を設置し、煙探知機は毎月その作動をチェックする。また配電盤・ヒューズボックスの位置を確認し、火災時の電気の切り方を確認する。一般に発展途上国においてはアンペア数に余裕を持たせ、ヒューズではなく遮断機にて電源が遮断されることを確認する。


第4章 駐在中の生活に関する安全対策

(書類等の更新)
第16条 パスポート・査証の有効期限や査証頁の残り枚数が十分であることを確認する。第三国へ入国する場合、パスポートの有効期限が6ヶ月以上必要とする国が多い点に留意する。証券類は期限の確認を定期的に行う。

(カルチャーショック)
第17条 慣れない言語や習慣といった環境におかれた場合、物理的・心理的ストレスからカルチャーショックに陥りやすいことを認識し、下記の対処法を実践する。
① おかれた新たな環境が本人・帯同家族にとって貴重な経験であるとの前向きな認識を持つ。
② 現地社会の情報を集め積極的に入り込む努力をする。
③ 6ヶ月以上カルチャーショックの症状が消えない場合は専門家の相談を受ける。

(訪問者への対応)
第18条 インターホンおよびモニターテレビで訪問者を確認し、初対面の場合にはドアチェーンをつけたままドアを開け、訪問者の身分と訪問目的が納得できた場合のみチェーンをはずす。原則としてアポイントのない訪問者には対応しない。また、修理業者を呼ぶ場合には駐在者が在宅の時間帯とし、あらかじめ派遣される担当者の名前と特徴を聞き確認する。修理中は常に側について行動を見張る。

(住居における火災避難)
第19条 火災が発生した場合、煙と炎は急速に広がること、最も危険なのは煙であることを認識し下記事項に注意する。
① 数分で避難できることを条件とし、普段から行動を確認しておく。
② 寝るときは寝室の扉は防火・防犯の目的から必ず閉める。火災時には扉が熱くないことを確認後開ける。熱い場合は他の避難経路を選択する。
③ 手と膝で這い出すよう避難し、決して走らない。
④ 避難後は家に戻らない。
⑤ 消火器の使用が有効なケースは限られるので、あらかじめ調べ認識しておく。

(使用人に関する留意点)
第20条 使用人を雇用することは住居の防犯上マイナスの効果をもたらすことに留意し、その身分が十分保証されていることを確認する。できれば海外拠点員・他の日本企業駐在員が雇っていた使用人を雇用することが望ましい。

(自動車の運転・交通事故に対する注意事項)
第21条 社用車に関する規定は別途定める。
2 自家用車を購入する場合は、レンタカー使用の場合と十分比較した上で、目立たない車を選定する。また現地の交通法規・ルールを十分理解してからにする。
3 交通事故に対する対応は各国毎に異なるため、事前にその対処法を海外責任者等から情報を収集しておく。また、実際に事故を起こした場合には冷静に対応できないことも認識し、信頼できる相談相手を決めておくことも重要である。

(その他の注意事項)
第22条 取引銀行を選定する場合は、個人情報管理の保安の確実性や信用度の高さを基準に選定する。
2 ごみは犯罪者の重要な情報源であるとの認識の下、個人情報等は十分裁断する等注意する。
3 近所付き合いにおいても出張スケジュールや個人情報に関わる話題は避ける。また、現地の人とは人種・政治・宗教等の議論を避ける。
4 長期出張の際には留守であることを悟らせないよう、照明・空調機等をタイマーで作動させる、また信頼できる人に新聞や配送荷物を受け取ってもらう等の対策をとる。


第5章 帯同家族の安全対策

(家族の行動に関する注意事項)
第23条 家族の安全を確保するため、下記事項に留意する必要がある。
① 日本にいる以上に家族間の会話を持つよう心がけ、家族のカルチャーショックの兆候に注意を払う。
② 極力家族全員が住居内避難場所で就寝する。
③ 旅行を含め、家族の行動を他人に知らせない。電話の対応は家族全員が共通の認識を持つ。
④ 家族全員の居場所が常に分かるようにしておく。

(緊急時の備え)
第24条 事件・事故等の有事に備え、事前に下記事項を決めておく。
① 緊急連絡先および助けを求める先を一覧表にし、全員が携帯する。
② 何らかの理由で自宅から避難しなければならない場合、集合場所を決めておく。
③ 家族全員が病気・事件・事故の際に必要となる必要最低限の現地語を話せるようにする、あるいは一覧表にして常時携行する。



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