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広報対応規程

広報対応規程のテキスト

       広報対応規程

第1章 総 則
(目 的)
第1条 この規程は、当社の広報活動における基本対応を定めたもので、社外からの当社に対する理解の促進や平時及び緊急時に適切な広報対応が図れることを目的とする。

(基本方針)
第2条 広報対応は、当社の事業活動に関わる情報を社外に向けて迅速に分かり易く適切に公表し、当社の信用力の向上、当社の事業活動の理解促進に資することを基本とする。


第2章 広報対応体制
(広報責任者)
第3条 代表取締役が、取締役の中から広報対応に関わる責任者を任命する。
2 任命された責任者の不在や事故等を勘案して、責任者は予め優先順位を付けたうえで、2名以上の代行責任者を任命する。

(広報担当部門)
第4条 広報対応の主管部は、広報部とする。
2 広報部は、当社の広報対応における平時及び緊急時の体制を定め、その維持と改善を図る。
3 広報部は、平時及び緊急時における広報対応の詳細について、広報対応マニュアルに定める。

(主要拠点の広報担当者)
第5条 広報対応担当者を配置する事業拠点は、広報部長が定める。
2 広報部長と当該拠点の長が協議により、当該拠点における広報対応担当者を決定し、当該拠点の長が任命する。
3 広報部は、当該拠点の広報対応担当者が担うべき役割を明確化し、拠点別の広報対応についての詳細なマニュアルを定める。


第3章 平時の広報対応
(広報業務の範囲と権限)
第6条 広報部長は、戦略的広報、報道機関対応、法令に基づく情報開示、広告、社内広報、メディアモニタリング等、広報業務の範囲及びその権限等を定め、広報責任者がこれを承認する。

(主な広報業務)
第7条 広報部は、各部門等と連携し、当社の各種トピックスを効果的に社外へ発信するための戦略を立案し、実施する。
2 報道機関対応の窓口は、原則、広報部に一本化する。ただし、事前の取り決め事項又は広報部が決定した事項については、主要拠点で対応することを認める。
3 広報部は、法令に基づき開示すべき事項について、適切な業務遂行体制を構築する。
4 広告、看板、CI、サービスマーク等は、広報部が統括する。
 社内広報については、広報部が統括する。ただし、事前の取り決め事項又は広報部長が承認した事項については、各拠点で対応することを認める。
6 広報部は、当社に関わる報道、インターネット上の掲載内容をモニタリングする体制を構築する。
7 広報部は、報道機関との友好関係の構築と維持を図るための対策を立案し、実施する。

(緊急時の事前準備)
第8条 広報部は、予め各種広報資料の作成指針、雛型、質疑応答集、対応事例等を広報対応マニュアルに定める。
2 広報部は、緊急記者会見を実施する場合に備えて、広報対応マニュアルに記者会見の手順等を定める。

(教育訓練)
第9条 広報部は、広報対応力の向上を図るため、役職層別、組織別の教育訓練計画を立案し、実施する。スポークスパーソンに対する計画には、必ず定期的な記者会見訓練を含める。
2 広報部は、教育訓練の取り組みで明らかになった問題点等を広報対応体制にフィードバックし、その維持と改善を図る。

(業務の改善、見直し)
第10条 広報部は、年に1回以上、広報業務の改善、見直しを実施し、広報責任者はこれを承認する。


第4章 緊急時の広報対応
(緊急時の対応方針)
第11条 広報部は、危機対策本部(仮称)と連携し、迅速で透明性の高い広報に心掛け、発生している危機による悪影響の極小化と事態の早期収束に努める。

(緊急時の対応体制)
第12条 広報部は、危機対策本部(仮称)の管轄下に入り、緊急対応にあたる。

(緊急時の連絡体制)
第13条 広報責任者は、危機対策本部(仮称)と連携し、社内等で発生している重要情報が遅延なく、かつ漏れなく広報部に連絡される体制を整備する。

(緊急時の主な広報業務)
第14条 広報部長は、代表取締役及び広報責任者に対し、発生している危機事象に関する社外への発表方法、発表時間等について具申し、代表取締役及び広報責任者が協議のうえ、これを決定する。
2 広報部は、必要に応じ各部門と連携し、報道機関対応用の各種資料を作成する。その公表に際しては、代表取締役の承認を必要とする。代表取締役が不在の場合は、広報責任者、危機対策本部長(仮称)及びその代行者の順で承認する。
3 記者会見を行う場合、広報部は記者会見場の設営や受付等の庶務を実施し、広報部長が記者会見の運営を統括する。
4 広報部は、危機対策本部(仮称)と連携し、当該危機事象に関する社外からの問い合わせ窓口が広報部に一本化されていることを社内全体に周知徹底する。また、社外からの問い合わせ内容を記録する。
5 広報部長は、当該事象に関する広報対応において人的リソースが不足する懸念がある場合は、速やかに危機対策本部(仮称)に要員を要請しなければならない。
6 広報部は、当該危機事象に関わる報道について、各種報道機関のモニタリングとその記録を実施する。
7 広報部は、報道機関による誤報等、事実と異なる報道があった場合は、直ちに訂正の要請を行う。

(事態収束後の主な広報業務)
第15条 広報部は、新たな報道により事態が進展しないことを確認する。
2 広報部は、当該危機事象への対応で得られた教訓を既存の広報対応業務にフィードバックし、広報責任者がこれを承認する。


付 則

1. 本規程は、平成○年○月○日より実施する。
2. 本規程の改廃は、取締役会の決議による。


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