営業情報システムトラブル対策規程
営業情報システムトラブル対策規程のテキスト
営業情報システムトラブル対策規程
(総則)
第1条 この規程は,営業情報システムにトラブルが生じ,正常に作動しなくなったときの対策を定める。
(所管部門)
第2条 営業情報システムのトラブル対策は情報システム部の所管とし,その責任者は情報システム部長とする。
2 情報システム部長を欠くとき,または事故あるときは,次に掲げる者が次に掲げる順序で責任者となる。
(1) 情報システム部次長
(2) 情報システム課長
(3)情報システム部長が指名した者
(通報の義務)
第3条 社員は,次のいずれかの場合には,直ちに情報システム部長に通報しなければならない。
(1) 営業情報システムが正常に作動しないことを自ら知ったとき
(2) 営業情報システムが正常に作動しないという情報を外部から入手したとき
2 前項に定める情報を勤務時間外または休日に入手したときは,緊急連絡先に通報するものとする。
(事実関係の調査)
第4条 情報システム部長は,社員から情報システムが正常に作動しないという報告を受けたときは,直ちにその事実関係を調査しなければならない。
(原因究明と復旧策)
第5条 情報システム部長は,事実関係の調査の結果,営業情報システムにトラブルが生じていることを確認したときは,直ちに次の方策を講じなければならない。
(1) 予備システムの起動
(2) トラブルの原因の究明
(3) システムの復旧
(社長等への報告)
第6条 情報システム部長は,トラブルが重大であると判断されるときは,社長および総務部長に対し,次の事項を正確に報告しなければならない。
(1) トラブルの発生日時
(2) トラブルの原因
(3) トラブルが経営に及ぼす影響
(4) システム復旧策の内容
(5) システム復旧に要する時間
(6) その他必要な事項
2 総務部長は,情報システム部長から受けた報告の内容を直ちに全役員および関係部長に連絡する。
(手動作業への切り替え)
第7条 関係各部長は,総務部長から情報システムのトラブル発生の連絡を受けたときは,直ちに,システムによる作業を手動作業に切り替えるなどして,業務への影響を最小限にとどめるように努めなければならない。
2 手動作業への切り替えに当たっては,次の事項に十分注意しなければならない。
(1) 作業ミスを発生させないようにすること
(2) 取引先および消費者に与える迷惑を最小限にとどめるようにすること
(人事上の措置)
第8条 会社は,原因の究明,復旧策の実施,手動作業の円滑な実施のため
必要に応じて社員に対し,次のことを命令する。
(1) 時間外勤務
(2) 休日勤務
(3) 他部門への応援派遣
(専門業者の利用)
第9条 情報システム部長は,トラブルの原因究明およびシステムの復旧のため,必要に応じ,専門業者を利用することができる。
2 専門業者を利用するときは,次の事項を社長に申し出て、その許可を得なければならない。
(1)会社名
(2)専門業者を利用する理由
(3)その会社を選択した理由
(4)費用
(5)その他必要事項
3 専門業者を利用したときは,会社の機密情報が漏洩することのないよう十分注意しなければならない。
(クレームへの対応)
第10条 関係各部長は,取引先および消費者からクレームを受けたときは,誠実に対応しなければならない。
2 クレームを受けたときは,次の事項を記録し,これを情報システム部長に提出しなければならない。
(1) クレームの申出者(匿名のときは,その旨)
(2) クレームの申出の方法(電話,メール,FAX,その他)
(3) クレームの申出の日時
(4) クレームの内容
(5) その他
(中間報告)
第11条 情報システム部長は,次の事項について,その進捗状況を逐次社長および総務部長に対し報告しなければならない。
(1) トラブルの原因の究明
(2) システムの復旧策
2 総務部長は,情報システム部長から受けた報告の内容を直ちに全役員および関係各部長に連絡する。
(完了報告)
第12条 情報システム部長は,システムの復旧の目途がついたとき,および完全に復旧したときは,直ちに社長および総務部長に報告しなければならない。
2 総務部長は,直ちに全役員および関係各部長に連絡する。
(手動作業の中止)
第13条 関係各部長は,総務部長からシステムの完全復旧について報告を受けたときは,直ちに手動作業を中止する。
(取引先·消費者への謝罪)
第14条 会社は,取引先·消費者に対し,迷惑をかけたことを謝罪する。
2 謝罪は,次の1つまたは2つ以上によって行う。
(1) ホームページへの謝罪文の掲載
(2) 謝罪文書の郵送
(3) 直接訪問による謝罪
(4) 新聞への謝罪広告の掲載
(再発防止策)
第15条 情報システム部長は,トラブルの再発を防止するための対策を検討し,決定する。
2 再発防止策は,社長の許可を得て実施する。
(トラブルの記録)
第16条 情報システム部長は,発生したトラブルについて,次に掲げる事項を正確,かつ詳細に記録にとどめておき,その後のシステム運用において有効に活用しなければならない。
(1) 発生した日時
(2) トラブルが判明した経緯
(3) トラブルの原因
(4) システムの復旧策
(5) 原因究明と復旧策の実施体制
(6) 経営に及ぼした影響
(7) 復旧に要した時間
(8) 取引先·消費者からのクレーム
(9) その他必要事項
2 トラブルの記録は,社長に提出しなければならない。
(付則)
この規程は,令和 年 月 日から施行する。
