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購買管理規程

購買管理規程のテキスト

               購買管理規定

第1章 総則

(目 的)
第1条 この規程は購買業務の基本を明らかにし、購買活動の合理的運営に役立てるため、その基準を定めたものである。

(定 義)
第2条 購買とは、販売及び販売促進の目的のため、物品を社外から購入する一切の行為を言う。
2. 物品とは、商品、消耗品、事務用品、什器備品等を言う。


第2章  購買

(総括責任者)
第3条 購買に関する総括責任者は、購買部長とし、効率的な購買業務を行う。
2. 総括責任者は、購買責任者を決めて購買業務にあたらせることができる。

(決裁権限)
第4条 購買業務に関わる決裁権限は「職務権限規程」による。

(購買業務)
第5条 購買担当の業務範囲は、見積書の徴収、注文書の発行、検収確認及び請求書との照合までを言う。ただし、購入申請書及び注文書は、「職務権限規程」に基づいて決裁を得るものとする。

(購入先の選定及び決定)
第6条 購買担当は常に品質、価格、納期等、諸条件について総合的に検討して購入先を選定する。
2. 購入先の決定は、「職務権限規程」による。

(取引先の登録及び廃止)
第7条 取引を開始する時は、取引業者の登録を行うものとする。登録にあたっては、所定の「購買先調査表」を作成し、管理部長の承認を受け、書類は管理部で保存する。
2. 登録業者が継続取引先として不適当あるいは不必要と認定された場合は、廃止を申請し、管理部長の承認を受け、書類は管理部で保存する。
3. 管理部長は、年1回取引先調査表の内容を更新する。

(契 約)
第8条 取引開始が承認された場合、購買担当は購買先と所定の基本契約書を締結し、管理部長に通知する。

(市場調査)
第9条 購買担当は市場調査を日常業務遂行の過程において行い、常に一般経済情勢と価格推移及び予測、需給動向及び価格の著しい変動、競合他社の動向情報、取引先の経営内容等を上司に報告し、必要に応じて資料等を関係部門に提供する。

(注文書の発行)
第10条 物品の購入に関しては、原則として当社の「職務権限規程」に基づき発行された注文書による。

(購入納期の把握)
第11条 購買担当は購入品が、所定納期に納入されるよう管理する。
2. 購買担当は購入品が所定納期より遅延する場合は、納入予定日を関係者に通知し納期対策を協議する。

(支払条件の設定)
第12条 登録業者及び継続的に取引を行う業者に対しては、購買部門は管理部長と協議の上、代金支払条件を定める。

(着荷、検収の確認)
第13条 購買担当は着荷並びに検収の確認を注文書との照合により行う。

(不良品の処理)
第14条 購買担当は検査不良の連絡を受ければ直ちに注文先と交渉し、当該品の返却、代品納入、手直し等の処理を講じ、速やかにその経過を関係先に連絡する。手直し費発生の場合は費用を請求する。

(請求書の照合及び支払一覧表の作成)
第15条 購買担当は購買業務により発生した請求書に対して納品書及び検収確認書との照合、確認を行い、支払いチェックリストを作成し、担当部長の承認を得て管理部へ提出する。

(文書及び帳票の保管)
第16条 注文書(控)及び契約書等は次のとおり保管する。
(1) 購入申請書         ○年 ―――― 購買部
(2) 注文書(控)         ○年 ―――― 購買部
(3) 契約書           ○年 ―――― 管理部
(4) 見積書           ○年 ―――― 購買部
(5) 請求書           ○年 ―――― 管理部
(6) 支払いチェックリスト    ○年 ―――― 管理部
(7) 納品書           ○年 ―――― 購買部
  2.   前項文書及び帳票の保管期間は、文書の失効した日の属する会計年度末の翌日から起算する。

(法令の遵守)
第17条 購買先への代金の支払については、「下請代金支払遅延等防止法」に定める諸条件を遵守する。


附則

(改 廃)
第18条 本規程の改廃は、「規程管理規程」による。

(施 行)
第19条 本規程は、平成○年○月○日より施行する。


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