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技術資料保管期間規程(大会社・製造業)

技術資料保管期間規程(大会社・製造業) のテキスト

               技術資料保管期間規程

第1章 総  則

(目 的)
第1条 資料の保管において重要なことは、必要なときに随時、かつ容易に引き出し閲覧することができることである。このために資料の種類によってその保管期間を定め、その期間を経過したものは積極的に廃棄処分し、保管資料の検索、使用の便を図るものとする。
(適用範囲)
第2条 この規程は、当社の主な技術資料(以下「資料」と呼ぶ。)について、発行元の保管期間の基準を定めるものである。

第2章 保  管

(保管期間)
第3条 資料の保管期間は表1にその基準を定める。また、各技術資料の発行元は、管理責任者を明確にして管理運営を行わなければならない。
2 表1で保管期間が規定されていない資料については、各部門長の責任で最適な方法で保管期間を定めること。
3 資料の保管期間は作成、配付または入手の日から、また特定の製品に関するものは原則として生産終了日から起算する。
(保管形態)
第4条 原則として、各部門で最適な方法で定める。
2 マイクロフィルム等、法的に認められる保管形態のものは変質・変色などがないよう安全に保管し、原図は廃棄してもよい。
(保管期間終了後の措置)
第5条 最低保管期間の終わった資料は、その重要性や保管の持続性などを検討のうえ、不必要な資料は管理責任者または保管管理者の承認の下に廃棄もしくは撤去する。
2 秘密資料の処分は焼却、または細断処理等を行う。

付  則

(規程の改廃)
第1条 この規程の改廃は、技術管理部長が立案し、技術管理委員会の審議・承認を得て発効する。
(実 施)
第2条 この規程は、平成○年○月○日から実施する。
 
表1 技術資料最低保管期間(発行元)基準
発行元 技術資料名 期間 備   考
事 業 部 商品企画書 30年 
 技術部門からのアウトプット OL、ML類 30年 
  回路図および図面類 30年 
  検査規格、調整要領 30年 
  納入仕様書 30年 当社発行納入仕様書
  技術連絡書 30年 
  変更追加通知書 30年 
 事業部から顧客またはサービスへのアウトプット 取扱説明書 30年 
  営技ニュース 30年 
 法律的または各種契約関係 戦略物資・技術に関する資料 5年 
  法規関連書類 30年 
  諸契約(覚書) 契約有効期間終了後5年
 その他 事業部標準 永久 
知的財産部 特許実用新案意匠出願控 権利存続期間中。拒絶確定後3年間。
 特許実用新案意匠公報 永久 マイクロフィルム、CD-ROM
 特許等調査報告書 5年 調査後5年間保存
品質管理部 品質月報 永久 
 商品審査報告書 永久 
技術管理部 工業標準 永久 
 法規関係書類 永久 電気用品安全法関係書類
 技術連絡書 30年 
 技術標準 永久 
共  通 技術報告書 10年 
 社外発表論文 10年 


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