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契約管理規程(中小会社・全業種)

契約管理規程(中小会社・全業種)のテキスト

               契約管理規程

第1章 基本原則

(目 的)
第1条 本規程は、当社における契約業務にかかわる基本的事項を定めることにより、第三者との取引上の紛争の発生を未然に防止し、円滑な契約履行を期することを目的とする。
(適用範囲)
第2条 本規程は、当社が当事者となる契約にかかわるすべての業務に適用する。
(定 義)
第3条 本規程で使用される以下の用語は、それぞれ次の意味を有する。
 (1)契約書とは、その書面の標題の如何(契約書、協定書、覚書、合意書、念書等)を問わず、当事者間でなんらかの権利義務を設定することを約束し、署名または記名押印されたものを総称する。
 (2)契約業務とは、契約締結にかかわる以下の要素および一連の業務を総称していう。
  ① 契約相手方の選定
  ② 契約条件の立案および社内関係部門との調整
  ③ 契約書案の作成
  ④ 契約書案の審査
  ⑤ 契約相手方との交渉
  ⑥ 社内決裁
  ⑦ 契約書の締結手続
  ⑧ 契約書の政府許認可申請または届出の実施
  ⑨ 契約書正本等の管理
  ⑩ 契約内容の履行状況管理
  ⑪ 期間管理
 (3)事案発生部署とは、業務の遂行上、契約を締結する必要性が生じた部署をいう。

第2章 契約業務の実施

(契約書案の作成等)
第4条 第3条(2)①から③の契約業務は、事案発生部署が行うことを原則とし、事業本部はこれに協力する。
2 事案発生部署が契約書案の作成等を事業本部に依頼する場合は、事業本部はその依頼内容を検討し、必要と認める範囲で支援または指導を行う。
(契約書案の審査)
第5条 第3条(2)④の契約業務は、主として下記の観点からなされる。
  ① 違法性の有無
  ② 当社の定める職務権限等との整合性
  ③ 著しく不利な条件の有無
  ④ 実務と契約内容との整合性
  ⑤ 機密保持に関する条件の有無
  ⑥ 再委託
  ⑦ 事故時の責任分担
(契約交渉)
第6条 第3条(2)⑤の契約業務は、事案発生部署が行うことを原則とし、事業本部はこれに協力する。
(社内決裁)
第7条 第3条(2)⑥の契約業務は、契約相手方との交渉がまとまった段階で、事案発生部署が行う。
(締結手続)
第8条 第3条(2)⑦の契約業務は、前条による社内決裁後速やかに事案発生部署がこれを行う。なお、締結手続とは、契約書正本の作成ならびに署名者の署名または記名押印の取得を総称していう。
(許認可・届出)
第9条 第3条(2)⑧の契約業務は、契約の締結に際して政府等から許認可を受け、もしくは政府等に届出をすることが必要な場合には、事業本部がこれを実施する。
(契約書正本等の管理)
第10条 第3条(2)⑨の契約業務は、次のとおり実施される。
 (1)契約書正本、許可書、認可書および届出受理書(以下「契約書正本等」という。)は、少なくとも当該契約の有効期間満了後(残存条項がある場合には、その条項の満了後)10年間は事業本部にて保管されなければならない。
 (2)事業本部は、契約書正本等を鍵のかかる保管場所に保管する等秘密保持上問題のない方法で管理し、その閲覧、複写等は必要最小限度に留めなければならない。
(履行状況の管理)
第11条 第3条(2)⑩の契約業務は、事案発生部署が誠実に行う。
(期間管理)
第12条 第3条(2)⑪の契約業務は、事案発生部署がこれを行う。事業本部は、期間管理が確実に実施されるよう、事案発生部署における期間管理の実施状況を確認し、必要に応じてこれを支援する。

付  則

 本規程は、平成○年○月○日より施行する。


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