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個人情報開示等手続規程

個人情報開示等手続規程のテキスト

               保有個人データ開示等手続規程

 当社が保有する個人情報のうち、保有個人データに関する開示等手続につき、次のように定める。
(目 的)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」という。)により、当社が保有する保有個人データにつき、本人から開示、訂正、追加又は削除、及び利用停止、消去又は第三者提供の停止を求められた場合の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(個人情報開示請求書の提出)
第2条 個人情報保護法25条の規定に基づき開示請求をしようとする者に対しては、「個人情報開示請求書」(第1号様式)を当社の個人情報保護責任者あてに提出させるものとする。
2 個人情報開示請求をできる者は、本人及び以下の代理人に限定される。
(1)  未成年者又は成年被後見人の法定代理人
(2)  本人による委任状(本人の実印が押印された委任状に限る。)を受けた代理人
(受付窓口)
第3条 個人情報の開示を受け付ける窓口は、下記のとおりとする。
○○○部○○課
(本人確認)
第4条 個人情報開示請求書の提出に当たっては、それを受け付ける当社担当者は、次に掲げる書類のいずれかの写しと、当社が保有する個人データとを照合し、開示請求対象者の特定を行うものとする。
(1) 運転免許証
(2) 旅券
(3) 健康保険の被保険者証
(4) 年金手帳
(5) 外国人登録証明書
(6) 前5号に掲げるもののほか、個人情報保護責任者が認める書類
(代理人の資格確認)
第5条 代理人による請求の場合、来社によるものとし、前項の開示請求対象者の特定に加えて、次に掲げる書類のいずれかであって代理人の氏名及び住所が記載されているもの又は戸籍謄本その他請求資格を有することを証明する書類(法定代理人による請求の場合に限る。)により、代理人の資格を確認するものとする。
(1) 戸籍謄本
(2) 委任状(本人の実印押印)と本人の印鑑証明書(2か月以内に発行されたもの)
(3) 前2号に掲げるもののほか、個人情報保護責任者が認める書類
(個人情報開示請求の手数料)
第6条 個人情報開示請求の手数料は、○○○円(基本手数料)とする。ただし、開示する資料が10枚を超える場合には、別途1枚につき○○円(追加手数料)を徴収するものとする。
2 基本手数料は、個人情報開示請求書の送付の際に、郵便切手を同封してもらうことにより徴収するものとする。
3 追加手数料については、別途個人情報保護責任者が定める方法により徴収するものとする。
(個人情報非開示決定通知書等)
第7条 個人情報保護法25条1項但書の規定により、個人情報の全部又は一部を開示しない旨の決定をした場合には、「個人情報非開示決定通知書」(第2号様式及び第3号様式)にて、本人に通知する。
2 前項の場合、担当者は、個人情報保護責任者と相談の上、非開示とした理由をできるかぎり本人に明示するようにする。
(個人情報の開示の実施等)
第8条 個人情報の開示を行う場合には、個人情報開示通知書及び開示書類を、配達証明付の本人限定受取郵便にて、本人の住所あてに送付することにより行う。なお、代理人による申請の場合にも、上記方法にて本人あてに送付するものとする。
(未成年者の確認書の提出)
第9条 未成年者の法定代理人による開示請求がなされた場合であって、当該未成年者が満15歳に達しているときは、個人情報保護責任者が別途定める本人の意思を確認する必要がある情報を開示する場合には、当該未成年者に開示についての「個人情報開示請求確認通知書」(第4号様式)の提出を求めるものとする。
(個人情報訂正等請求書の提出)
第10条 個人情報保護法26条1項の規定に基づき訂正、追加、又は削除の請求(以下「訂正等請求」という。)をしようとする者は、「個人情報訂正等請求書」(第5号様式)を当社の個人情報保護責任者あてに提出させるものとする。
(訂正等受付窓口)
第11条 個人情報の訂正等を受け付ける窓口は、下記のとおりとする。
○○○部○○課
(個人情報訂正等請求者の確認等)
第12条 個人情報訂正等請求者の確認などについては、第3条の規定を準用する。
(個人情報訂正等請求の事実調査)
第13条 個人情報訂正等請求がなされた場合には、担当部署は、速やかに個人情報訂正等請求書記載の事実につき調査をし、事実関係を確認するものとする。
(個人情報訂正等決定通知書等)
第14条 前条の調査の結果、事実に反していない場合、その他利用目的の達成のため訂正等請求に応じる必要がないと判断した場合には、個人情報保護責任者と協議の上、当社としての最終判断を行うものとする。
2 前項に基づき、訂正等に応じる必要がないと判断された場合には、個人情報保護法26条2項に基づき、「個人情報訂正等決定通知書」(第6号様式)にて、本人に通知する。その場合、担当者は、個人情報保護責任者と相談の上、非対応とした理由をできるかぎり本人に明示するようにする。
3 前条の調査の結果、事実に反していることが確認され訂正等の請求に応じる場合には、「個人情報訂正等決定通知書」(第7号様式)にて、本人に通知する。
(個人情報の訂正等の実施)
第15条 個人情報訂正等決定通知書の通知を行う場合には、同通知書を配達証明付の本人限定受取郵便にて、本人の住所あてに送付することにより行う。
 なお、代理人による申請の場合にも、上記方法にて本人あてに送付するものとする。
(個人情報利用停止等請求書の提出)
第16条 個人情報保護法27条1項又は2項の規定に基づき利用停止、消去、又は第三者提供の停止の請求(以下「利用停止等請求」という。)をしようとする者は、「個人情報利用停止等請求書」(第8号様式)を当社の個人情報保護責任者あてに提出させるものとする。
(利用停止等受付窓口)
第17条 個人情報の利用停止等を受け付ける窓口は下記のとおりとする。
○○○部○○課
(個人情報利用停止等請求者の確認等)
第18条 個人情報利用停止等請求者の確認などについては、第4条の規定を準用する。
(個人情報訂正等請求の事実調査)
第19条 個人情報利用停止等請求がなされた場合には、担当部署は、速やかに個人情報利用停止等請求書記載の当社の違反の事実につき調査をし、事実関係を確認するものとする。
(個人情報訂正等決定通知書等)
第20条 前条の調査の結果、当社に違反事実がないことが明らかになった場合には、個人情報保護責任者と協議の上、当社としての最終判断を行うものとする。
2 前項に基づき、利用停止等に応じるか又は応じないかの最終判断がされた場合には、個人情報保護法27条3項に基づき、「個人情報利用停止等決定通知書」(第9号様式)にて、本人に通知する。なお、利用停止等に応じないとした場合(請求内容どおりの対応の一部を行わない場合を含みます。)には、個人情報保護責任者と相談の上、非対応とした理由をできるかぎり本人に明示するようにする。
(個人情報の利用停止等の実施)
第21条 個人情報利用停止等決定通知書の通知を行う場合には、同通知書を配達証明付の本人限定受取郵便にて、本人の住所あてに送付することにより行う。なお、代理人による申請の場合にも、上記方法にて本人あてに送付するものとする。

附 則
1 この規程は、平成○○年○○月○○日から施行する。
2 この規程の改廃は、個人情報保護責任者が起案し、当社の取締役会の承認を要するものとする。
 
(第1号様式)
個人情報開示請求書

平成 年 月 日

    会社 御中


    住  所
請求者 氏  名       ◯印
    電話番号
 私は、貴社が保有している個人情報につき、下記個人情報の開示を、手数料相当額の郵便切手を同封の上、次のとおり請求します。
1 開示請求に係る個人情報の内容

2 本人確認等
開示請求者 (1) 本人
(2) 法定代理人
(3) 代理人
請求者本人確認 (1) 運転免許証
(2) 旅券
(3) 健康保険被保険者証
(4) 外国人登録証明書
(5) 住民基本台帳カード
(6) その他(         )

本人の状況等 本人の状況 (1) 未成年者(15歳未満)
(2) 未成年者(15歳以上)
(3) 成年被後見人
(4) その他(         )
 (ふりがな)
本人の氏名 
 本人の住所 〒
住所
電話番号
請求資格確認書類 (1) 委任状(本人の実印押印)
(2) 本人の印鑑証明書(2か月以内に発行された  もの)
(3) 戸籍謄本(法定代理人による場合)
(4) その他(         )
※担当課処理欄 
注1 「開示請求に係る個人情報の内容」欄は、開示請求をしようとする個人情報が特定できるよう具体的に記入してください。
2 法定代理人による請求の場合は、請求者であることを証明する書類に加え、戸籍謄本等資格を有することを証明する書類を提出し、又は提示してください。
3 「本人の住所及び電話番号」欄には、本人の連絡先が本人の住所及び電話番号と異なるときは、連絡先も併せて記入してください。
4 ※印欄は、記入しないでください。
 
(第2号様式)
平成 年 月 日

個人情報非開示決定通知書

       様
会社名
(個人情報管理責任者)         ◯印

 貴殿からの平成 年 月 日付の個人情報の開示請求について、次のとおり個人情報の全部を開示しないことを決定しましたので通知いたします。

1 請求に係る個人情報の内容

2 非開示の理由

■ 本通知書に関するお問合せは、下記担当課までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
〒
住所
   株式会社
      部   課
TEL
FAX
 
(第3号様式)
平成 年 月 日

個人情報一部非開示決定通知書

       様
会社名
(個人情報管理責任者)         ◯印

 貴殿からの平成 年 月 日付の個人情報の開示請求に対して、次のとおり個人情報の一部を非開示とすることに決定しましたので通知いたします。

1 請求に係る個人情報の内容

2 非開示の部分及びその理由
(1) 開示しない部分

(2) 開示しない理由


■ 本通知書に関するお問合せは、下記担当課までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
〒
住所
   株式会社
      部   課
TEL
FAX
 
(第4号様式)
平成 年 月 日

個人情報開示請求確認通知書

       様
会社名
(個人情報管理責任者)         ◯印

 年 月 日付にて、別紙個人情報開示請求書の写しのとおり、
あなたの法定代理人である    様からあなたの個人情報の開示について請求がありました。以下の確認書は、あなた自身の意思を確認するものです。ご自身で「同意する」「同意しない」のいずれかを○で囲んで、住所及び氏名をご記入の上、  年
  月  日までに返送してください。
 なお、開示に同意された場合であっても、非開示となる場合があります。




確認書

 私の法定代理人      が私に代わって別紙個人情報開示請求書の写しのとおり請求した私の個人情報について開示することに
1.同意する           2.同意しない
(「同意する」「同意しない」のいずれかを○で囲んでください。)
年 月 日
住 所          
氏 名          
(氏名は、必ずご自身で書いてください。)
 
(第5号様式)
平成 年 月 日

個人情報訂正等請求書

    会社 御中


    住  所
請求者 氏  名       ◯印
    電話番号

 私は、個人情報の保護に関する法律第26条第1項の規定により、必要書類を添付のうえ、次のとおり請求します。
  請求事項 □訂正 □追加 □削除
       (いずれかにレを記入してください)
 1 請求に係わる個人情報の内容
(訂正・追加・削除前)
(訂正・追加・削除後)
 2 訂正等を求める理由
(訂正・追加・削除前の内容が事実にはんすることについての理由。また、それを証明する資料を添付してください。)

 3 本人確認等
訂正等請求者 (1) 本人
(2) 法定代理人
(3) 代理人
請求者本人確認 (1) 運転免許証
(2) 旅券
(3) 健康保険被保険者証
(4) 外国人登録証明書
(5) 住民基本台帳カード
(6) その他(         )
本人の状況等 本人の状況 (1) 未成年者(15歳未満)
(2) 未成年者(15歳以上)
(3) 成年被後見人
(4) その他(         )
 (ふりがな)
本人の氏名 
 本人の住所 〒
住所
電話番号
請求資格確認書類 (1) 委任状(本人の実印押印)
(2) 本人の印鑑証明書(2か月以内に発行された  もの)
(3) 戸籍謄本(法定代理人による場合)
(4) その他(         )
※担当課処理欄 

 
(第6号様式)
平成 年 月 日

個人情報訂正等決定通知書

       様
会社名
(個人情報管理責任者)         ◯印

 貴殿からの平成 年 月 日付の個人情報の訂正等請求に対して、次のとおり決定しましたので通知いたします。

1 請求に係る個人情報の内容

2 訂正等をしない部分及びその理由
(1) 訂正等をしない部分

(2) 訂正等をしない理由


■ 本通知書に関するお問合せは、下記担当課までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
〒
住所
   株式会社
      部   課
TEL
FAX
 
(第7号様式)
平成 年 月 日

個人情報訂正等決定通知書

       様
会社名
(個人情報管理責任者)         ◯印

 貴殿からの平成 年 月 日付の個人情報の訂正等請求に対して、次のとおり決定しましたので通知いたします。

1 請求に係る個人情報の内容

2 訂正等を行った部分

■ 本通知書に関するお問合せは、下記担当課までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
〒
住所
   株式会社
      部   課
TEL
FAX
 
(第8号様式)
平成 年 月 日

個人情報利用停止等請求書

    会社 御中


    住  所
請求者 氏  名       ◯印
    電話番号

 私は、個人情報の保護に関する法律第26条第1項又は第2項の規定により、必要書類を添付のうえ、次のとおり請求します。
 請求事項 □利用停止 □消去 □第三者提供の停止
      (いずれかにレを記入してください)
 1 請求に係わる個人情報の内容


 2 訂正等を求める理由
(個人情報保護法第16条又は第17条に違反して利用又は取得されていることを証明する具体的な内容をお書きください)

 3 本人確認等
利用停止等請求者 (1) 本人
(2) 法定代理人
(3) 代理人
請求者本人確認 (1) 運転免許証
(2) 旅券
(3) 健康保険被保険者証
(4) 外国人登録証明書
(5) 住民基本台帳カード
(6) その他(         )
本人の状況等 本人の状況 (1) 未成年者(15歳未満)
(2) 未成年者(15歳以上)
(3) 成年被後見人
(4) その他(         )
 (ふりがな)
本人の氏名 
 本人の住所 〒
住所
電話番号
請求資格確認書類 (1) 委任状(本人の実印押印)
(2) 本人の印鑑証明書(2か月以内に発行された  もの)
(3) 戸籍謄本(法定代理人による場合)
(4) その他(         )
※担当課処理欄 

 
(第9号様式)
平成 年 月 日

個人情報利用停止等決定通知書

       様
会社名
(個人情報管理責任者)         ◯印

 貴殿からの平成 年 月 日付の個人情報の利用停止等請求に対して、次のとおり決定しましたので通知いたします。

1 請求に係る個人情報の内容

2 当社の対応
(1) 利用停止等を行った部分

(2) 利用停止等の対応内容


■ 本通知書に関するお問合せは、下記担当課までご連絡くださいますようお願い申し上げます。
〒
住所
   株式会社
      部   課
TEL
FAX


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