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個人情報管理規程
個人情報管理規定とは
個人情報管理規定は、顧客や従業員などの個人情報を適切に取得・利用・保管・提供・廃棄するための取扱方法や管理体制、責任範囲などを定めた社内規程です。目的は、個人情報の漏えいや不正利用を防止し、法令を遵守するとともに、個人の権利利益を保護し、企業としての信頼性を確保することにあります。
個人情報管理規程のテキスト
個人情報管理規程 (総則) 第1条 この規程は,お客さまの個人情報(以下,単に「個人情報」という)の管理について定める。 (所管) 第2条 個人情報の管理は総務部の所管とし,その責任者は総務部長とする。 2 総務部長は,個人情報が外部に漏洩したり,滅失したり,あるいは毀損したりすることがないよう,安全に管理しなければならない。 (個人情報についての禁止事項) 第3条 社員は,いかなる事情があれ,個人情報について,次に掲げることをしてはならない。 (1) 不正にアクセスすること (2) 外部の者に漏洩すること (3)業務以外の目的で使用すること (4)不正に改ざんすること (5)その他不正を行うこと 2 退職後においても,在職中に知り得た個人情報を他に漏洩してはならない。 (パソコン·記憶媒体へのコピー等の手続き) 第4条 社員は,個人情報について次に掲げることをする場合には,その目的および情報の範囲等をあらかじめ総務部長に申し出て,その許可を得なければならない。 (1)個人情報をパソコンまたは記憶媒体(CD,DVD,USBフラッシュメモリー等)ヘコピーするとき (2) 個人情報をプリントアウトするとき (3) 個人情報がプリントアウトされているペーパーまたは記録されている記憶媒体を社外へ持ち出すとき 3 持ち出したものを紛失したとき,または盗難に遭ったときは,直ちに総務部長に届け出なければならない。 (総務部長への通報義務) 第5条 社員は,他の社員がこの規程に違反する行為を行ったことを知ったときは,次の事項を,速やかに管理責任者に通報しなければならない。 (1) 行った者の氏名,所属 (2) 行った行為の具体的な内容 (3) その他知り得た事実 2 通報は,文書,口頭,電話,ファクシミリ,郵便,メール等,その方法は問わないものとする。 3 通報は,匿名で行うこともできる。 (事実関係の調査) 第6条 総務部長は,違反行為の通報があったときは,直ちに事実関係を調査しなければならない。 2 調査に当たっては,通報者に対して迷惑がかからないよう,十分配慮しなければならない。 3 調査を終えたときは,その結果を通報者に報告しなければならない。 (適切な措置の実施) 第7条 総務部長は,調査の結果事実が確認されたときは,社長にその内容を 報告するとともに,直ちに適切な措置を講じなければならない。 (付則) この規程は,令和〇年〇月から施行する 【様式1】個人情報のコピー·プリントアウト等の許可願い 令和〇年〇月〇日 総務部長殿 〇〇部××課 (氏名)〇〇 〇〇 個人情報のコピー·プリントアウト等について(伺い) 1 個人情報の取扱い □パソコンへのコピー □記憶媒体へのコピー □プリントアウト □ペーパー·記憶媒体の社外への持出し 2 上記の年月日 3 上記の目的 4 個人情報の範囲 5 その他 以上 (注)1 事前に提出すること。 2 目的は具体的に記載すること。 【様式2】個人情報の紛失·盗難届 令和〇年〇月〇日 総務部長殿 〇〇部××課 (氏名)〇〇 〇〇 個人情報の紛失·盗難届 1 紛失·盗難の別 □紛失 □盗難 2 個人情報の記憶媒体等 3 記録されていた個人情報の範囲 4 紛失·盗難の日時 5 紛失·盗難の場所 6 その他 以上
