個人情報管理規程
個人情報管理規程のテキスト
個人情報管理規程
(総則)
第1条 この規程は,お客さまの個人情報(以下,単に「個人情報」という)の管理について定める。
(所管)
第2条 個人情報の管理は総務部の所管とし,その責任者は総務部長とする。
2 総務部長は,個人情報が外部に漏洩したり,滅失したり,あるいは毀損したりすることがないよう,安全に管理しなければならない。
(個人情報についての禁止事項)
第3条 社員は,いかなる事情があれ,個人情報について,次に掲げることをしてはならない。
(1) 不正にアクセスすること
(2) 外部の者に漏洩すること
(3)業務以外の目的で使用すること
(4)不正に改ざんすること
(5)その他不正を行うこと
2 退職後においても,在職中に知り得た個人情報を他に漏洩してはならない。
(パソコン·記憶媒体へのコピー等の手続き)
第4条 社員は,個人情報について次に掲げることをする場合には,その目的および情報の範囲等をあらかじめ総務部長に申し出て,その許可を得なければならない。
(1)個人情報をパソコンまたは記憶媒体(CD,DVD,USBフラッシュメモリー等)ヘコピーするとき
(2) 個人情報をプリントアウトするとき
(3) 個人情報がプリントアウトされているペーパーまたは記録されている記憶媒体を社外へ持ち出すとき
3 持ち出したものを紛失したとき,または盗難に遭ったときは,直ちに総務部長に届け出なければならない。
(総務部長への通報義務)
第5条 社員は,他の社員がこの規程に違反する行為を行ったことを知ったときは,次の事項を,速やかに管理責任者に通報しなければならない。
(1) 行った者の氏名,所属
(2) 行った行為の具体的な内容
(3) その他知り得た事実
2 通報は,文書,口頭,電話,ファクシミリ,郵便,メール等,その方法は問わないものとする。
3 通報は,匿名で行うこともできる。
(事実関係の調査)
第6条 総務部長は,違反行為の通報があったときは,直ちに事実関係を調査しなければならない。
2 調査に当たっては,通報者に対して迷惑がかからないよう,十分配慮しなければならない。
3 調査を終えたときは,その結果を通報者に報告しなければならない。
(適切な措置の実施)
第7条 総務部長は,調査の結果事実が確認されたときは,社長にその内容を
報告するとともに,直ちに適切な措置を講じなければならない。
(付則)
この規程は,令和〇年〇月から施行する
【様式1】個人情報のコピー·プリントアウト等の許可願い
令和〇年〇月〇日
総務部長殿
〇〇部××課
(氏名)〇〇 〇〇
個人情報のコピー·プリントアウト等について(伺い)
1 個人情報の取扱い □パソコンへのコピー
□記憶媒体へのコピー
□プリントアウト
□ペーパー·記憶媒体の社外への持出し
2 上記の年月日
3 上記の目的
4 個人情報の範囲
5 その他
以上
(注)1 事前に提出すること。
2 目的は具体的に記載すること。
【様式2】個人情報の紛失·盗難届
令和〇年〇月〇日
総務部長殿
〇〇部××課
(氏名)〇〇 〇〇
個人情報の紛失·盗難届
1 紛失·盗難の別 □紛失 □盗難
2 個人情報の記憶媒体等
3 記録されていた個人情報の範囲
4 紛失·盗難の日時
5 紛失·盗難の場所
6 その他
以上
