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雇用管理に関する個人データの取扱規程

雇用管理に関する個人データの取扱規程のテキスト

               雇用管理に関する個人データの取扱規程

(個人情報の直接収集)
第1条 会社は、原則として、個人情報を従業員本人から直接収集するものとする。ただし、以下の各号のいずれかに当たる場合は、この限りでない。
(1) 収集目的、収集先、収集項目等を事前に本人に通知した上で、その同意を得て行う場合
(2) 法令に定めがある場合
(3) 従業員の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があると認められる場合
(4) 業務の性質上本人から収集したのでは業務の適正な実施に支障を生じ、その目的を達成することが困難であると認められる場合
(5) 上記各号に掲げる場合のほか、本人以外の者から収集することに相当の理由があると認められる場合
(個人情報収集の禁止事項)
第2条 会社は、以下の各号に掲げる個人情報を収集しないものとする。ただし、法令に定めがある場合及び職業上の必要性があることその他業務の適正な実施に必要不可欠であって、収集目的を示し、本人から同意を得て収集する場合を除く。
(1) 人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項
(2) 思想、信条及び信仰
(保健医療に関する情報収集の禁止)
第3条 会社は、医療上の個人情報を収集しないものとする。ただし、法令に定めがある場合及び就業規則等において、使用者を含め医療上の個人情報の処理に従事する者について、収集した個人情報をみだりに第三者に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない(その業務に係る職を退いた後も同様とする)との原則を明らかにした上で、以下の各号に掲げる目的の達成に必要な範囲内で本人から同意を得て収集する場合を除く。
(1)  特別な職業上の必要性
(2)  労働安全衛生及び母体保護に関する措置
(3)  上記各号に掲げる場合のほか、従業員の利益になることが明らかであって、医療の個人情報を収集することに相当の理由があると認められるもの
(労働組合活動に関する情報収集の禁止)
第4条 会社は、労働組合及び従業員の意思に反して、従業員の労働組合への加入又は労働組合活動に関する個人情報を収集しないものとする。ただし、法令若しくは労働協約に特段の定めがある場合又は法令若しくは労働協約に基づく義務を履行するために必要があると認められる場合を除く。
(個人情報の保管)
第5条 個人情報の保管は、収集目的の範囲内で行うものとする。収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報は、速やかに破棄又は削除するものとする。
 医療上の個人情報は、原則として、第3条の原則によることを義務付けられている者が、他の個人情報とは別途に保管するものとする。
(個人情報の正確性の確保)
第6条 会社は、保管する個人情報について、収集目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
(利用範囲の制限及び例外)
第7条 個人情報の利用及び提供は、収集目的の範囲内において行うものとする。ただし、以下の各号に掲げる場合を除く。
(1)  収集目的以外の利用又は提供の目的、提供の場合には提供先等について、事前に本人に通知した上で、その同意を得て行う場合
(2)  法令に定めがある場合
(3)  従業員の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要があると認められる場合
(4)  公共の利益の保護のために必要があると認められる場合
(5)  上記各号に掲げる場合のほか、従業員の利益になることが明らかであって、収集目的の範囲を超えて利用又は提供することに相当の理由があると認められる場合
(個人情報の預託)
第8条 会社は、個人情報を第三者に預託する場合には、預託先に対して、提供目的の範囲内において処理すること等必要な制限を付し、その処理が適正に行われるよう監督するものとする。
(個人情報処理の委託)
第9条 会社は、個人情報の処理を第三者に委託する場合には、個人情報の保護について十分な措置を講じている者を選定し、委託契約等において、委託目的の範囲内において処理すること等の制限を付し、その処理が適正に行われるよう監督するものとする。
(従業員検査における禁止事項)
第10条 会社は、原則として、従業員に対し、以下の各号に掲げる検査を行わないものとする。
(1) うそ発見器その他類似の真偽判定機器を用いた検査
(2) HIV検査
(3) 遺伝子診断
 会社は、従業員に対し、性格検査その他類似の検査を行う場合には、事前にその目的、内容等を説明した上で、本人の明確な同意を得るものとする。
 会社は、原則として、従業員に対するアルコール検査及び薬物検査は行わない。ただし、特別な職業上の必要性があって、本人の明確な同意を得て行う場合を除く。
(個人情報の開示)
第11条 会社は、従業員から、自己に関する個人情報について開示の請求があった場合には、合理的な期間内にこれに応ずる(請求者に関する個人情報が存在しないときは、その旨を知らせることを含む)ものとする。ただし、法令に定めがある場合及び次の各号に示す個人情報について、これを開示することにより業務の適正な実施に支障が生ずるおそれがあると認められる場合等には、その全部又は一部に応じないことができるものとする。
(1) 人事考課表
(2) 給与・賞与関連データ
(3) 昇給・昇格、異動など人事に関わる未発表データ
(4) その他機密性ありと判断した社内情報
(個人情報の訂正・削除)
第12条 会社は、従業員から、自己に関する個人情報について事実に誤りがあることを理由として訂正、削除などの請求があった場合において、その内容が正当と認められるときは、合理的な期間内にこれに応ずるものとする。
 会社は、個人情報を訂正等する場合には、それまで不正確な又は不完全な情報を提供していた関係者に対し、加えた修正内容を可能な範囲で通知するものとする。ただし、従業員が通知は不要である旨を同意した場合は除く。
(利用・提供の停止、削除への応諾)
第13条 会社は、従業員から、自己に関する個人情報についてこの基準に反して処理されていることを理由として利用又は提供の停止、削除などの請求があった場合において、その内容が正当と認められるときは、合理的な期間内にこれに応ずるものとする。

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