来客受付規程
来客受付規程のテキスト
来客受付規程
(総則)
第1条 この規程は,来客の受付けについて定める。
(所管)
第2条 来客の受付けは総務部の所管とし,その責任者は総務部長とする。
(受付社員の配置)
第3条 総務部は,来客を受け付けるために,玄関に受付社員を配置する。
(氏名等の確認)
第4条 受付社員は,来客に対し,次の事項を確認する。
(1) 氏名
(2) 会社名,団体名
(3) 来訪の目的
(4) 面会を希望する社員の氏名,所属
2 来客が2人以上のときは,代表者について,次の事項を確認する。
(1) 会社名,団体名
(2) 代表者の氏名
(3) 人数
(4) 来訪の目的
(5) 面会を希望する社員の氏名,所属
3 来客が面会を希望する社員が会議や外出等のために面会できないときは,来客に対し,その旨を告げるものとする。
(社員への電話)
第5条 受付社員は,受付けを終えたときは,申出のあった社員に電話で知らせる。
2 社員は,受付社員から電話を受けたときは,できる限り速やかに来客に応対しなければならない。会議等のためにすぐには応対できないときは,受付社員に対し,来客にその旨を知らせるよう指示する。
(来客者カード)
第6条 受付社員は,来客が会社の中に立ち入るときは,上着に「来客者カード」を付けてもらう。
(応対の場所)
第7条 来客の応対は,原則として応接室または会議室において行うものとする。
2 来客を応接室および会議室以外へ案内するときは,あらかじめ総務部長の許可を得なければならない。
3 応対を終えたときは,来客をエレベータ前または玄関まで見送らなければならない。
(会社の担当者を知らないとき)
第8条 受付社員は,来客が会社の担当者を知らないときは,来訪目的から担当部門を推定し,その部門に取り次ぐものとする。
2 取り次いだ部門が面会を辞退したときは,来客に対し,その旨を告げるものとする。
(総務部長への連絡)
第9条 受付社員は,次の場合には,これを総務部長に連絡し,その指示に従わなければならない。
(1) 来客が氏名,来訪目的等を告げないとき
(2) 来客が威圧的·脅迫的な態度を示すとき
(3) 来客の挙動が不審であるとき
(4)その他総務部長へ連絡することが適切であると判断されるとき
(服務心得)
第10条 受付社員は,業務において次の事項に心がけなければならない。
(1) 制服を着用すること
(2)みだりに席を離れないこと
(3)来客に対し明るくさわやかに接すること
(4)来客に対し丁寧な言葉を使うこと
(5)派手な化粧をしないこと
(6)来客に対しすぐに応対すること。待たせないこと
(7) 服装,年齢,性別などで来客を差別的に取り扱わないこと
(8)よく来訪する客については,氏名,会社名等を覚えるように努めること
(9)各部門の担当業務および社員の氏名·所属を覚えるように努めること
(規程外の対応)
第11条 来客の受付けについてこの規程にない事項については,総務部長が決定する。
(付則)
この規程は,令和 年 月 日から施行する。
