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用度事務管理規程

用度事務管理規程のテキスト

       用度事務管理規程

第1章 総 則
(目 的)
第1条 この規程は、会社の用度品を適正な品質、品種、低廉な価格で購入し、業務能率や合理化を図ることを目的とする。
(性 格)
第2条 用度事務の処理は、すべてこの規程による。
(主 管)
第3条 用品の購入は、使用量の統制、規格の統一、監査並びに経費の節約のため、すべて用度係において統括して取り扱うものとする。
2 用品購入の責任者は総務部長とする。
(細 則)
第4条 この規程に基づく細部の手続及び処理については、別に細則を定める。

第2章 用品購入の取扱い
(購入基準)
第5条 標準帳票目録、備品目録を作り、これを基準にして、購買計画を立て購入するものとする。
2 継続使用する印刷物の在庫料が僅少となった場合は、関係課長に現品を示し、改正の有無及び使用量の変更を正し、注文数量を決定する。
3 新規印刷の際は、当該課より新規注文請求票及び原稿の提出を求め、企画部を経由して規格、紙質、数量等を決定し、取引先に見積らせて、適正価格の店に注文する。
(事務用品購入方法)
第6条 事務用品の在庫が僅少になり、又は特殊の物品の請求があった場合は、取引先に見積らせて注文するか、又は直接、市場において購入する。
2 請求者が供給者を指定した場合でも、総務部長の許可を得てほかの見積りを徴することができる。
(注文書の作成)
第7条 各課より受け付けた請求票の中で、注文を要すると認めたものは、別に注文書を作成の上、関係取引先に交付して注文する。この場合、注文書により発注控カードに注文日、注文先、数量単価を記入しておく。
2 請求票の中で、購買代価10万円以上のものは総務部長の決裁を受けることとする。
(納入済否の検討)
第8条 納入の済否の検討は注文書の納入予定日により行う。
(納品書の認印)
第9条 注文品受入に際しては、納品書により数量、品質を改め、相違ないときにこれに認印を押捺して受け入れるものとする。更に納品書によって注文書控を整理し、カードにおのおの納入日、及び納入数量を記入する。
(支払手続)
第10条 支払は注文書控と請求書とを対照した上で支払伝票を作成し、支払伝票控帳に作成順に記入して課長の割印を求め、さらに受渡簿により受領印を確認して出納課に回付する。
第11条 支払は発注した全量の納入後でなければしてはならない。
(購買方針)
第12条 用度の購買方針については、経済と効果の両方より最も用途に適した物品を入手するため、次の各号に留意しなければならない。
(1) 購買計画を立て、よいものを安く購入する。
(2) 事務処理に支障のないよう物品受払、入手の手配をする。
(3) ストックを少なく、保管上の無駄を省き、正確迅速を図る。
(4) 物品の消費が少なくなるように、使用者を管理する。
(物品請求手続)
第13条 各課より物品請求書2通をもって請求させ、カードに配付数量を記入し、さらにカードによって物品請求書に単価金額を記入し、請求書のうち1通を添付して用品を配付する。
2 請求書のほかの1通は、配付品台帳に課別に品名、配付数量を記入し、さらにカードによって物品請求書に単価、金額を記帳の上、保存する。
(物品配付手続)
第14条 支社より物品請求書(2通)を受理したときは、その数量を検討の上、前条のごとくカードに記入するとともに、請求書記入を行い、カードに記入済の印を押印して、請求受付簿に請求日、請求先、品名、数量と控請求書を添えて、発送係に回付する。
2 前項により書類を受けた発送係は、その請求書により物品を取揃え、各支社別にひとまとめとして品目、数量を改めた上、小包便又は鉄道便として発送する。
3 書類は発送係が受付簿に発送日を記入したのち、請求書とともに用度係へ返還する。この請求書の1部は返品通知として、請求支社に送付され、ほかの1部は配付品台帳に、支社別に記帳した上で保存する。その際、請求書、受取証用紙の発送は、所定の受渡簿に配布先、収量を記帳する。
4 前各項の受渡が実費分譲である場合には、実費分譲控帳に配付品数量、金額等を記帳し、入金に際しては、入金方法を記入する。さらに入金伝票を作成し、入金伝票控帳に記入し、受渡簿により出納係へ入金する。
(廃棄物品の処置)
第15条 廃棄と決定した用度品については、カードに廃棄と記入し、廃品処分記入帳に処分した品名、価格等を記帳し、一括して処分する。

第3章 備品の取扱い
(物品注文と注文書)
第16条 発注に当たっては原則として注文書を出すものとする。
2 取引先には見積書を提出させ、品質、金額等を考慮の上、購買を決定するものとする。
(納入処置)
第17条 現品を納入したときは、納品書と注文書、見積書を照合し、請求先に送付する。支払請求書の提出を受けたときは、備品日記帳と納品書とを付け合わせの上、伝票を作成して支払う。
(支社よりの申請)
第18条 各支社より申請書を提出されたときは、十分な検討を行い、不明な点は照会の上、決定承認通知を発する。
(請求承認の処置)
第19条 各課各支社よりの配付請求(物品請求書をもってする)を検討の上、承認したものについては、取扱カードにその旨記入し、運搬させる。
(備品破損の処置)
第20条 備品破損が生じ処分する場合は、備品台帳及びカードに記入して行う。
(電話架設申請の処置)
第21条 電話架設の申請があるときは、十分な検討を行い決定する。
2 前項により承認し、許可となった場合は、電話台帳を支社別に、買入又は設置変更年月日、設置場所等を記帳する。
(備品の管理)
第22条 備品には、各々名札を付して整理する。支社並びに社宅に貸与中の備品は、備品預り証を提出させるものとする。

第4章 事務用品及び備品の保管棚卸
(台帳カードへの記入)
第23条 購入した物品は、すべて備品台帳に記載するものとする。
(物品の保管)
第24条 購買係は発注と同時に倉庫の検収係に注文書の写しを送付し、発注の内容を通知しておかなければならない。
2 倉庫においては、棚札を現品に貼付し、在庫品の出入を記入するとともに、倉庫における台帳カードの記入を行う。
3 直納は特別な事情のあるものを除き、避けなければならない。
(検収の基準)
第25条 検収の基準は、購買の規格に照して、正確に行わなければならない。
2 検収の結果、数の不足、斤量の不足、破損、汚損品、品質不良品等はこれを区分し、直ちに納入者に通知するとともに、購買係に通知して、その処置の指示を待たなければならない。
3 前項に規定する汚損品等の取換え、返還を求めた場合もまた同様とする。
4 前各項の検収の結果は、納入品にこの旨記入すると同時に検収伝票を発行し、関係者に配付するものとする。
(手持高の調査)
第26条 本社各課及び支社における手持有高を調査し、本社各部課及び支社は、毎月5日までに印刷物、消耗品の使用量報告書を作成して、前月の受入高、当月の使用量及び残高を報告しなければならない。
2 前項の報告書を照合監査し、手持有高報告書台帳に課別支社別に印刷物、消耗品の受入れ、使用及び残高の金額を記入し、その合計高を集計する。また同報告書は、部課別、支社別に綴り保存する。
(印刷物・消耗品の調査)
第27条 印刷物、消耗品に関する年度末決算における手持有高調査は、最終月分使用量報告書により集計し、このほか備品の手持有高報告書を提出させ、補助備品カードと照合し、部課別、支社別の一覧表を作成する。
(備品の手持有高調査)
第28条 備品に関する手持有高調査は、各支社提出の備品明細書により取扱カードと照合し支社別に集計する。

第5章 監査の取扱い
(調査係分担事項)
第29条 調査係は、次の調査を行う。
(1) 本社各課に対する調査
① 物品請求票控とカードを照合し、正誤を調査する。
② 物品請求書控と使用量報告書の受入高を照合し、未送品の有無及び報告書の正誤等を調査する。
③ 配付品台帳と物品請求書控とを照合し、配付品台帳の正誤を検査する。
(2) 支社に対する監査
① 配付品台帳とカードの照合により、カードの正誤を調査する。
② 使用量報告書受入高と配付品台帳を照合し、物品の着否及び報告書の正誤を検査する。
③ 照合の結果、誤りがあるときは、書状をもって訂正を行う。
(部長の調査事項)
第30条 部長は、次の調査を行う。
(1) 収入・支出伝票控帳とカードの照合を行い、カードの正誤を検査する。
(2) 支払伝票控帳と納品書を照合して正誤を検査する。
(課長の監査事項)
第31条 課長は、次の監査を行う。
(1) 仮払金台帳とカードを照合し、カードの正誤を検査する。
(2) 収入支出伝票控帳と科目別収入、支出台帳を照合し、控帳の正誤を検査する。
(3) 切手類の帳簿を検査する。

附 則
 この規程は、平成○○年○月○日から施行する。

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