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グループウェア運用規定

グループウェア運用規定のテキスト

               グループウェア運用要領


(趣 旨)
第1条 本要領は、電子情報の適切な管理に資するとともに、業務における情報伝達の効率化、高度化及びペーパーレス化等を図るため構築したグループウェアシステム(以下「グループウェア」という)の効率的かつ効果的な運用のための必要な事項を定めるものとする。

(定 義)
第2条 本要領において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)グループウェア 
情報ネットワークシステムで利用するために作られたグループで作業を行うためのソフトを用いたシステムをいう。
(2)登録 
ショートメールにより送信し、若しくは掲示板へ掲載すること、役職員等のスケジュールを掲載すること、施設の予約をすること又はファイル管理に掲載することをいう。
(3)ユーザーID
利用者に与えられた利用者識別のためのユーザー名をいう。
(4)パスワード 
利用者情報の機密保持のため、利用者自身で管理する暗証記号をいう。

(グループウェアの機能)
第3条 グループウェアが提供する基本機能は、次のとおりとする。
(1)ショートメール
情報を特定のユーザーID間で送受信する機能
(2)掲示板、回覧板
情報及び社内、グループ毎の連絡事項を掲載し、不特定のユーザーIDに提供する機能
(3)スケジュール
 社内行事等のイベント、外出予定、遅刻、早退、有給休暇等管理及び利用者のスケジュール管理を行う機能
(4)施設予約 
会議室、社有車の貸出等の予約状況を表示及び予約する機能
(5)ファイル管理
各所属及び役職員等が利用している届出、申請、報告等の書類のファイルを登録及び利用する機能
(6)在籍管理
    在席状況の登録、閲覧を行うことができる機能 
(7)日報
    日報を登録し、タイムライン、週間、月間の単位で日報を確認することができる機能
(8)その他情報システム管理責任者が必要と認める機能

(運用管理)
第4条 グループウェアの運用管理は、第5条及び第6条に規定する情報システム管理責任者並びに情報システム管理部署が行う。
2.情報システム管理責任者及び情報システム管理部署の職務は、次に掲げるとおりとする。
(1)IDを定めること。
(2)グループウェアの利用内容及び利用方法について定めること。
(3)グループウェアの情報保護に関すること。
(4)その他グループウェアを適正かつ円滑に管理運営すること。

(情報システム管理責任者)
第5条 情報システム管理責任者は、システム統括部長とする。


(情報システム管理部署)
第6条 情報システムに関する取組の企画、立案、調整及び推進をするために情報システム管理部署をシステム部とする。
2.情報システム管理部署は、役職員等に対し、システム操作方法の説明・教育・指導、システムログイン操作の説明とパスワード変更の指示、操作に関する対応及び不具合対応を実施する。

(グループウェアの利用者)
第7条 グループウェアの利用者の範囲は、次のとおりとする。
(1)役職員等(正社員、契約社員、パートタイマー、嘱託社員、アルバイトにおいて、情報システム管理責任者が情報ネットワークの利用者として適当であると認めたものに限る。)
(2)前号に掲げる者のほか、情報システム管理部署が情報ネットワークの利用者として
適当であると認めるもの。
2.利用者は、機密保持のためパスワードを適宜変更するものとする。

(登録情報の管理等)
第8条 次の各号に掲げるグループウェアに登録された情報(以下「登録情報」という。)の管理は、当該各号に掲げる者が行う。
(1)ショートメール 
受信者。但し、添付ファイルの原本は、送信者とする。
(2)掲示板 
①社内、グループ毎において掲載する掲示板については、当該所属長
②プロジェクトチーム等のグループが設置する掲示板については、当該グループの事務局となる所属長、代表者及びプロジェクトリーダー
(3)施設予約
会議室、社有車の貸出等を所管する所属長
2.登録情報の内容に変更が生じ、又は不要となった場合は、速やかにこれを更新し、又は削除するものとする。

(グループウェア利用者の義務)
第9条 グループウェア利用者の義務は次のとおりとする。
(1)社内、グループ毎の連絡事項
社内、グループ毎の連絡事項は掲示版に投稿し、情報共有に努める。
(2)在籍管理
       在席状況は必ず更新し、自分以外の役職員等についても更新忘れ等を発見したら更新を行う。
(3)日報
    管理本部及び生産本部事務にて従事する者は、必ず日報をつけて、日々の業務と
進捗状況を報告する。
(4)ショートメール、掲示板及び回覧板の確認等
利用者は原則、毎日3回(朝・昼・夕)、ショートメール、掲示板及び回覧板の情報の有無を確認しなければならない。但し、出張等やむを得ない事由がある場合は、この限りではない。

(禁止事項)
第10条 利用者は、次に掲げる行為をしてはならない。
(1)情報の改ざん、毀損及び滅失並びに虚偽の情報の登録をすること。
(2)特定の所属、職員又は第三者の名誉を傷つけること。
(3)ID及びパスワードの不正利用をすること。
(4)パスワードを漏えいすること。
(5)法令又は公序良俗に反して利用すること。
(6)その他グループウェアの運用に支障を及ぼすこと。

(利用制限)
第11条 情報システム管理責任者は、利用者が前条の規定に違反したときは、当該利用者のIDを取り消すことができる。

(情報の削除)
第12条 情報システム管理責任者は、登録情報が、第10条の規定に該当する場合、利用者に通知することなく当該登録情報を削除することができる。

(グループウェアでの社内通達)
第13条 グループウェアで通達することができる文書は、当会社において完結する文書のみとする。
2.ショートメール、掲示板及び回覧板を利用して通達された文書は、ショートメールについては送信された日時、掲示板及び回覧板については掲載された日時をもって通達されたものとする。
3.ショートメール、掲示板及び回覧板により文書を通達する場合で、当該文書を添付する際は、あて先(職名等)、送信者名(職・氏名等)、件名等を記載することとする。

(ファイル管理への登録)
第14条 ファイル管理に登録する内容は、全社的に利用可能なもの又は当該情報を共有することが有益なものであって、次に掲げるものとする。
(1)社内で利用する各種様式
(2)各種統計データ
(3)各種計画書
(4)各種マニュアル
(5)その他有益と思われるもの
2.前項の登録を行ったときは、その旨をショートメール又は掲示板により、役職員等に周知しなければならない。
3.情報システム管理部署は、ファイル管理の登録に関して適正な管理に努めなければならない。

(その他)
第15条 本要領に定めるもののほか、グループウェアの運用に関し必要な事項は、情報システム管理責任者及び情報システム管理部署が別に定める。



附 則
  
1.	本要領の改廃はシステム管理責任者の承認による。
2.	本要領を無断で複製すること、所定の保管場所から無断で持ち出すこと、また社員以外の者に明示すること等の行為を禁止する。
3.	本要領は、平成○年○月○日から施行する。

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