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帳票管理規程(中小会社・全業種)

帳票管理規程(中小会社・全業種)のテキスト

       帳票管理規程

第1章 総  則
(目 的)
第1条 この規程は、○○株式会社(以下「会社」という。)で使用する帳票の制定・改廃・保管その他の管理統制に関する手続を定めるものであり、帳票の統一・改善を行うことにより、事務能率の向上ならびに経費の節減を図ることを目的とする。
(帳票の定義)
第2条 この規程において帳票とは、帳簿・伝票・証票その他必要事項を記入するための余白を設けて印刷(謄写および手書きを含む。以下同じ。)した事務用紙をいう。
(様式の定義)
第3条 この規程において帳票の様式とは、必要な項目・配置・間隔・用紙の仕上寸法・質・重さ・色・印刷インクの色・活字・罫線・印刷方法・製本形式・加工形式等、その帳票を作成するために必要な具体的事項をいう。
(帳票設計基準)
第4条 帳票の様式については、別に定める「帳票設計基準」を遵守しなければならない。

第2章 帳票管理の関係課と帳票の区分

(帳票管理の関係課)
第5条 帳票管理の関係課(以下「関係課」という。)は、次のとおりとする。
 (1)管理担当課
   帳票に関する調査・研究・帳票の様式の検討・審査等、帳票全般の管理・統制を担当する課をいい、本社に中央管理担当課、各事業所に事業所管理担当課を定める。
 (2)用度担当課
   帳票の調達・保管・受払い等、購買および倉庫業務を担当する課をいう。
 (3)主 管 課
   自課の業務を処理するため、帳票を立案し、作成を依頼する課をいい、一つの帳票に一つの主管課を定める。
 (4)使 用 課
   帳票を使用する課をいう。
(帳票の区分)
第6条 帳票の管理の必要上、次の6つに区分する。
 (1)全社共通常備品帳票
   全社または数事業所共通に使用する帳票であって、本社において様式を決定して印刷し、常備品として各事業所(本社を含む。以下同じ。)の用度担当課に供給するものをいう。
 (2)全社共通引当品帳票
   ある業務につき、全社または数事業所共通に使用する帳票であって、本社において様式を決定して、本社主管課の引当品として印刷し、各事業所の使用課に供給するものをいう。
 (3)全社規格常備品帳票
   本社において様式を決定して各事業所に指示し、各事業所は、その事業所の常備品として、本社から指示された様式に従って印刷するものをいう。
 (4)全社規格引当品帳票
   ある業務につき、本社において様式を決定して各事業所に指示し、各事業所は、その事業所の主管課の引当品として、本社から指示された様式に従って印刷するものをいう。
 (5)事業所常備品帳票
   事業所内で、全所または数課共通に使用する帳票であって、各事業所において様式を決定し、その事業所の常備品として印刷するものをいう。
 (6)事業所引当品帳票
   事業所内のある業務に使用する帳票であって、各事業所において様式を決定し、その事業所の主管課の引当品として印刷するものをいう。

第3章 帳票管理の関係課の任務

(管理担当課の任務)
第7条 中央管理担当課および事業所管理担当課の任務は、次のとおりとする。
 (1)帳票に関する各種の調査・研究を行う。
 (2)中央管理担当課は、全社共通常備品帳票、全社共通引当品帳票、全社規格常備品帳票および全社規格引当品帳票について、事業所管理担当課は、事業所常備品帳票および事業所引当品帳票について、それぞれ主管課の依頼を受け、または自ら関係課と協力して様式を審査・決定する。
 (3)帳票の登録その他帳票全般の統制・管理を行う。
(用度担当課の任務)
第8条 用度担当課の任務は、次のとおりとする。
 (1)帳票の購入・印刷手続および受払い・保管を行う。
 (2)常備品帳票について、品切れと浪費を防止するため、標準使用量および準備在庫量を把握し、計画的に需給を管理する。
 (3)納入された帳票の検収手続を行う。常備品帳票については、第9条の主管課の取扱いとなる。
(主管課の任務)
第9条 主管課の任務は、次のとおりとする。
 (1)その主管する帳票につき、関係課と協議して統一改善に努める。
 (2)その主管する帳票を制定・改廃する必要のあるときは、関係課と協議して、帳票設計基準に従って様式の原案を作成する。
 (3)前号の原案につき、相当の期間前に管理担当課の審査および用度担当課の購入印刷手続を請求する。
 (4)その主管する帳票につき、品切れと浪費を防止するため、標準使用量を把握する。
(使用課の任務)
第10条 使用課は、主管課の求めに応じ、または自らその帳票の使用にあたって気づいた事項を主管課に通知し、帳票の統一・改善に協力する。

第4章 帳票の制定・改廃

(様式の審査)
第11条 様式を審査するときは、その帳票による事務手続の必要性、その帳票による事務能率の向上、帳票設計基準への適合性等について十分考慮しなければならない。
(帳票の改善と整理・統合)
第12条 帳票の制定・改廃にあたっては、事務手続とその流れを検討し、これに最も適合した帳票を作成するとともに、努めて帳票の種類を整理・統合しなければならない。
(帳票の新規制定・改訂および再版手続)
第13条 帳票の新規制定・改訂および再版の手続は、帳票の区分に応じ、本社または事業所において、次の順序により行う。
 (1)主管課は、所定の依頼書に必要事項を記入し、帳票原寸大の原案または帳票現物見本を添付し、相当期間前に、管理担当課に様式の審査を依頼する。
 (2)管理担当課は、関係課と協議し、速やかにこれを審査・決定し、帳票番号を付して、用度担当課に回付する。
 (3)用度担当課は、直ちに発注手続をとる。
 (4)管理担当課または主管課は、必要に応じて校正を行う。
 (5)用度担当課は、納入された帳票を検討し、主管課に納入を通知する。
 (6)用度担当課は、納入後、納入月日・納入者・単価・数量・金額を管理担当課に通知する。
   帳票を新規に制定または改訂した場合は、用度担当課は、帳票現物(見本)を管理担当課に送付する。
 (7)自課において自ら謄写または手書きして作成する帳票については、前各号の規定にかかわらず主管課は、管理担当課に帳票の新規制定および改訂の要旨を通知し、かつ帳票の現物(見本)を送付すれば足りる。
(帳票の廃止手続)
第14条 帳票を廃止し、または廃止しようとするときは、主管課は遅滞なく管理担当課に通知する。

第5章 帳票の登録と帳票番号

(帳票の登録)
第15条 管理担当課は、各帳票を登録し、その様式・帳票番号その他制定・改廃に関する所定の事項を記録する。
(帳票番号の決定)
第16条 管理担当課は、登録した帳票に帳票番号を決定して付与する。
(帳票番号の構成)
第17条 帳票番号は、帳票の区分符号・事業所の符号・部課係の符号および帳票の一連番号をもって構成する。
(帳票番号のつけ方)
第18条 帳票番号のつけ方は、帳票の区分に従い、帳票の区分符号・事業所の符号・部課係の符号および帳票の一連番号の順序に並べる。

付  則

(実施時期)
第1条 この規程は、平成○年○月○日から実施する。

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