電子取引情報管理要領
電子取引情報管理要領のテキスト
経理関連規程 電子取引情報管理要領 2022年1月1日制定
№経理－220101 主管部署 経 理 部
〇〇〇〇 株式会社
目 次
第１条 目的・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１
第２条 適用範囲・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１
第３条 管理責任者・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１
第４条 電子取引の範囲・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１
第５条 取引データの保存・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１
第６条 対象となるデータ・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・１
第７条 運用体制・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
第８条 訂正削除の原則禁止・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
第９条 訂正削除を行う場合・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・２
第１０条 改廃・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３
第１１条 施行・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・３
（目的）
第１条 この要領は、経理規程第１７条第4項に基づき、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法の特例に関する法律第７条に定められた電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務を履行するため、当社において行った電子取引の取引情報に係る電磁的記録を適正に保存するために必要な事項を定め、これに基づき保存することを目的とする。
（適用範囲）
第２条 この要領は、当社の全ての役員（取締役および監査役）、執行役員および社員（正社員、準社員、嘱託社員、無期転換社員、有期社員および派遣社員を含む。以下同じ。）に対して適用する。
（管理責任者）
第３条 この要領の管理責任者は、経理部長とする。
（電子取引の範囲）
第４条 当社における電子取引の範囲は以下に掲げる取引とする。
（１） 電子メールにより授受される請求書・領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）
（２） ＤＶＤ等の記録媒体を利用して授受される請求書・領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）
（３） インターネットのホームページからダウンロードした請求書・領収書等のデータ（ＰＤＦファイル等）またはホームページに表示される請求書・領収書等のスクリーンショット等
（４） クラウドサービスを利用した電子請求書・電子領収書等の授受
（５） クラウドサービスを利用したクレジットカード・ＥＴＣカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払いデータ、スマートフォンアプリによる決済データ等
（６） 特定の取引に係るＥＤＩシステムの利用データ
（取引データの保存）
第５条 取引先から受領した取引関係情報および取引相手に提供した取引関係情報のうち、第６条に定めるデータについては、保存サーバ内に７年間（確定申告書の提出期限の翌日より）保存する。
（対象となるデータ）
第６条 保存する取引関係情報は、データ項目と称される「取引番号、取引年月日、取引総額、品名、数量、単価、金額等」が記載された以下のとおりとする。
（１） 見積依頼情報
（２） 見積回答情報
（３） 確定注文情報
（４） 注文請け情報
（５） 納品情報
（６） 検収情報
（７） 請求情報
（８） 支払情報
（９） 領収情報
（運用体制）
第７条 保存する取引関係情報の管理責任者および処理責任者は以下のとおりとする。
（１） 管理責任者
① 本 社 各部長
② 営業所 各営業部長
（２） 処理責任者
① 本 社 各課長
② 営業所 各所長
（訂正削除の原則禁止）
第８条 保存する取引関係情報の内容について、訂正および削除をすることは原則禁止とする。
（訂正削除を行う場合）
第９条 業務処理上やむを得ない理由によって保存する取引関係情報を訂正または削除する場合は、処理責任者は「電子取引情報訂正・削除申請書」に以下の内容を記載のうえ、管理責任者へ提出する。
（１） 申請日
（２） 申請区分（訂正、削除）
（３） 通し番号
（４） 発行区分（自社、他社）
（５） 帳票種類
（６） 取引先名
（７） 訂正内容
（８） 訂正理由
（９） 処理担当者名
２. 管理責任者は、「電子取引情報訂正・削除申請書」の提出を受けた場合は、正当な理由があると認める場合のみ承認する。
３. 管理責任者は、前項において承認した場合は、処理責任者に対して取引関係情報の訂正および削除を指示する。
４. 処理責任者は、取引関係情報の訂正および削除を行った場合は、当該取引関係情報に訂正・削除履歴がある旨の情報を付すとともに、「電子取引情報訂正・削除完了報告書」に以下の内容を記載のうえ、管理責任者へ提出する。
（１） 完了年月日
（２） 処理担当者名
５. 「電子取引情報訂正・削除申請書」および「電子取引情報訂正・削除完了報告書」は、事後に訂正履歴の確認作業が行えるよう整然とした形で、訂正・削除の対象となった取引データの保存期間が満了する日まで保存する。
（改廃）
第１０条 この要領の改廃は、「職務権限基準表」の定めによって行う。
（施行日）
第１１条 この要領は、２０２２年１月１日から施行する。
